AI biedt een helpende hand in het adoptieproces

Daar zit je dan. De IT-afdeling heeft net nieuwe software op jouw computer geïnstalleerd. Leuk, spannend en vooral… wat moet ik er nu mee? Je kan je aanmelden voor een training, maar daar heb jij nu eigenlijk geen tijd voor. Het planbord is al weggehaald, maar hoe werkt die digitale Planner nou precies?

Het begint en eindigt bij… de medewerker

Als een organisatie geen tijd besteedt aan een goed adoptietraject is de kans groot dat medewerkers gaan morren en gefrustreerd raken. En die nieuwe software? Die wordt amper benut. Zonde, vinden wij van Wortell, want niemand houdt van geldverspilling. Daarom zetten wij bij adoptie trajecten de medewerker centraal. Dat klinkt als een open deur, maar in werkelijkheid denkt de IT-afdeling nog te vaak dat iedere collega het allemaal wel zelf uitvogelt.

Leren wat voor jou belangrijk is

Natuurlijk heb je medewerkers die nieuwe software als een uitdaging zien om zo snel mogelijk alle ins en outs te doorgronden. Maar de gemiddelde medewerker heeft simpelweg geen tijd of interesse om zich helemaal te verdiepen in de eindeloze mogelijkheden van draaitabellen in Excel. Het liefste krijgt je collega informatie die alleen voor hem of haar relevant is. Een onmogelijke taak hoor ik je denken… Niet als je machine learning inzet! Om deze gepersonaliseerde informatievoorziening mogelijk te maken startten wij met Adoptie as a Service. Hierbij werken we niet met persona’s, maar richten we ons op de individuele eindgebruiker.

Een virtuele leraar op schoot

Hoe het werkt? Gebruikers registeren zich op een portal en beantwoorden een aantal vragen over hun functie en werkzaamheden. Op basis van dit profiel stellen we, volledig geautomatiseerd, een uniek kennispakket samen. Dit bevat online trainingen, video’s, tips en adviezen. Allemaal beschikbaar op één centrale plek. De machine learning-bot stuurt ook via e-mail of via een chatbericht in Teams tips als we merken dat een bepaalde handeling slimmer kan uitgevoerd worden. Iets zoals: Wist je dat je de computer kunt vergrendelen door op Windows-toets en L te drukken? Merken wij dat een gebruiker toch baat heeft bij een klassikale training, dan regelen we dat.

Theorie omzetten in de praktijk

Een mooi voorbeeld van een organisatie die écht de gebruiker centraal stelt in hun adoptieproces vinden we bij een regionale zorgverlener. Hier wordt de eindgebruiker niet alleen centraal gesteld, eindgebruikers zijn nauw betrokken in het héle traject. Vrijwillige medewerkers uit verschillende afdelingen brainstromen over nieuwe technologie en brengen in kaart wat de behoeften zijn. Er werd in de beginfase niet eens over techniek gesproken, het draait ten slotte om mensen beter te laten samenwerken en communiceren met elkaar.

Afstappen van de top-down-aanpak

Uiteindelijk komen we dankzij deze aanpak tot een nieuwe manier van werken die vanuit het hart van de organisatie komt. Software is niet langer een techniek die vanuit het management wordt opgedrongen. Het is een hulpmiddel wat een organisatie ondersteunt in hun wens om op een andere manier met elkaar samen te werken. Door gebruikers te voorzien van tips en tricks op het moment dat zij daar behoefte aan hebben, zorg je ervoor dat mensen de toegevoegde waarde van nieuwe technologie zien. En zo hoort het ook, vinden wij!

Gebruiken je collega’s alleen e-mail en de agenda van Office 365? Dat is zonde van de investering en van de tijd. Office 365 biedt enorm veel mogelijkheden om efficiënter samen te werken. Je collega’s moeten er alleen nog mee aan de slag gaan. Hoe zij handiger gebruik maken van de tools, zie je in deze interactieve webinar met Wortell en OASE op 19 november 2018 om 14:00 uur. Schrijf je hier in!