Adoptie van Office 365 is meer dan pleisters plakken

Door: Rick de Vries

Werken met Office 365 of een andere nieuwe digitale werkplek vergt een grote verandering van uw collega’s. Door aan deze verandering geen of te weinig aandacht te besteden, worden de mogelijkheden in Office 365 vaak niet of nauwelijks benut. Een matige adoptie van een digitale werkplek kan echter ten alle tijden rechtgetrokken worden.

Wanneer u een nieuwe digitale werkplek introduceert zonder uw collega’s mee te nemen, is de kans op een lage adoptie zeer groot. De overstap naar Office 365 brengt namelijk een scala aan nieuwe werkwijzen met zich mee. Deze werkwijzen zijn verweven in de alledaagse activiteiten van uw collega’s. Onder de streep verwacht u van uw collega’s dat zij hun gedrag en werkwijzen veranderen. ‘Even’ een training en begeleidende communicatie gaat u daarbij niet de gewenste resultaten geven.

Geen adoptie, geen vooruitgang

Het niet goed begeleiden van de gedragsverandering zorgt ervoor dat Office 365 niet of nauwelijks wordt gebruikt. Zo zien we regelmatig dat Office 365 slechts een vervanging blijft voor bestaand gebruik, bijvoorbeeld voor mailen en het schrijven van documenten. Vergaderingen worden nog steeds op papier genotuleerd of projectgroepen mailen Word- en Excel-documenten tig keer rond. Het corrigeren en zoeken naar de juiste versie kost gigantisch veel tijd terwijl je bijvoorbeeld door inzet van Teams gemakkelijk tegelijk in één document kunt samenwerken. Ook zien we dat mensen andere diensten blijven inzetten om bestanden te delen. Hierdoor kan een groot deel van de medewerkers niet bij die waardevolle informatie.

Adoptie: pleisters plakken of diagnose stellen

Hoe kunt u de adoptie van Office 365 verhogen, zonder dat u inzicht heeft in waar het nu precies fout gaat? Beginnen met trainingen in digitale vaardigheid kan een logisch startpunt zijn, maar dit is vaak een pleister die de wond verbergt. Zorg eerst dat u weet waar het probleem precies zit. Onze adoptiescan geeft u snel het inzicht wat u nodig hebt, zodat u direct weet waar de blinde vlekken zitten, en waar u actie op kunt ondernemen.

Stap 1: Begin met een scan van uw digitale werkplek.

Weet u wat u met Office 365 wilt bereiken? Wij helpen uw doelen in lijn te brengen met de behoeftes van de verschillende afdelingen, teams en individuen in uw organisatie. We kijken waar uw organisatie staat qua volwassenheid van productiviteit en efficiënte werkwijzen. We stellen daarnaast onder andere vast hoe het gesteld staat met de digitale vaardigheid, de mindset en het gedrag. Nu heeft u een vertrekpunt; de ‘diagnose’. De adoptiescan laat zien waar u moet beginnen met het begeleiden van die verandering en waar u snel de meeste winst behaalt.

Stap 2: Begeleid de verandering

Begeleid de verandering met aandacht voor het individu en vanuit het waarom. Laat mensen ervaren dat ze documenten sneller (terug)vinden en meer gedaan krijgen in minder tijd. Zo helpt u medewerkers en teams om met meer gemak en plezier, nog meer bij te dragen aan uw bedrijfsdoelen. Daarmee haalt u pas echt de meerwaarde uit Office 365 én uit uw mensen.

Motion10: zowel strategisch verandercoach als technlogiepartner

Wij helpen organisaties met een integrale aanpak voor een succesvolle implementatie van Office 365. We zijn dus zowel technologiepartner als strategisch verandercoach. In alle trajecten die wij doen staat het begeleiden van de verandering centraal voor het succes.

Wil je dat je collega’s met nieuwe tools uit Office 365 aan de slag gaan? Kijk dan deze webinar met 1Uur.nu en Motion10. Schrijf je hier in voor het webinar op 21 november om 11:00 uur.