Met een druk op de knop je scan naar de juiste plek

In een eerder blog, waarom
beginnen met digitaliseren? En wat is dan OCR?, schreef ik over
OCR. Dit is een technologie waarmee je ingescande documenten
makkelijker kunt terugvinden. Met OCR kun je namelijk alle info
bekijken en bewerken. Ook als het gaat om jpeg-bestanden of pdf’s.
Hartstikke handig, want werken met deze technologie kan veel tijd
en geld schelen. Maar wat nu als je een stapje verder wilt? Als je
scans automatisch op de juiste plek wilt opslaan en in het juiste
bestandsformaat wilt archiveren? En dan ook nog middels één druk op
de knop?

Alle informatie in de juiste dossiers
Er is tegenwoordig geen organisatie te vinden die niet met
meerdere programma’s werkt. Denk maar eens aan Sharepoint, AFAS of
Exact. Natuurlijk wil je een scan die je binnenkrijgt niet alleen
snel kunnen lezen en bewerken. Je wilt ook de inhoud uiteindelijk
in zo’n programma (of applicatie) op kunnen slaan. Dan staat de
informatie niet alleen op de juiste plek, maar ook nog eens in het
juiste bestand. Handig voor bijvoorbeeld patiëntendossiers of
dossiers omtrent contracten. Als je een dossier aanlegt, wil je
immers dat alle informatie makkelijk te openen en bij te voegen
is.

Maak het je medewerkers makkelijk(er)
Vaak is het probleem dat applicaties en programma’s allemaal weer
net even iets anders werken. Maar mensen in dienst nemen die echt
van elk programma precies weten hoe je er mee werkt en hoe je er
zaken in opslaat, is onmogelijk. Veel makkelijker is het daarom om
op zoek te gaan naar een technologie die het jou en je werknemers
makkelijker maakt. Bij Ricoh noemen we deze dienst Slim Scannen.
Hiermee zet je – met een druk op de knop van de multifunctional
printer – documenten meteen op de juiste plek in de juiste
applicatie.

Zelf informatie toevoegen kan ook 
Met Slim Scannen worden documenten automatisch omgezet naar het
juiste bestandsformaat en vervolgens wordt alle informatie naar de
juiste plek gebracht om het te archiveren. Het grote voordeel is
dat het ook nog eens mogelijk is dit document van extra informatie
te voorzien. Denk bijvoorbeeld maar eens aan een klant- of
dossiernummer. Slim Scannen kan met bijna elk programma en elke
applicatie communiceren. Vanuit de printer wordt met een druk op de
knop alle informatie doorgegeven. De scans op de juiste plek
opslaan gebeurt vervolgens automatisch.

Zo werk je sneller en veiliger
Voor Slim Scannen geldt – zoals voor veel automatische processen –
dat het minder foutgevoelig is en sneller werkt dan handmatig
informatie invoeren. Dat spreekt voor zich. Slim Scannen biedt
vooral voordeel wanneer bepaalde documentprocessen met enige
regelmaat terugkomen binnen een organisatie. Want dan kunt je het
zinvol inzetten en heb je er echt voordeel van.