9 tips voor het verbeteren van uw datakwaliteit

Het verbeteren van datakwaliteit is een continu proces. Zonder de juiste klantgegevens kun u uw klanten niet op een persoonlijke manier benaderen en uw diensten minder goed aan laten sluiten op de wensen en de situatie van de klant.

Op welke manieren kunt u slim en efficiënt de datakwaliteit verhogen?

Hieronder volgen negen tips.

Tip 1. Zet een landingspagina in
Een effectieve manier om klantdata te verrijken is het inzetten van een landingspagina. Het is relatief goedkoop, efficiënt en kan herhaaldelijk ingezet worden naar eigen wensen. Via een (e-)mailing kunnen klanten worden benaderd om hun gegevens in te vullen op een aangewezen webpagina. Hierbij is een landingspagina het meest effectief wanneer slechts enkele gegevens gevraagd wordt aan de klant, bijvoorbeeld het e-mailadres, een verjaardag of de communicatievoorkeuren.

Tip 2. Zorg voor betere invoermethoden
Het handmatig invoeren van data is foutgevoelig. Door een juiste toepassing van ICT-ondersteuning kan het foutpercentage aanzienlijk worden teruggebracht. Een postcode-huisnummer-koppeling, waarbij de straatnamen en woonplaatsen automatisch worden opgehaald, is een simpel voorbeeld hiervan. Door – waar mogelijk – keuzelijsten te gebruiken in plaats van vrije tekst kan de invoer van data beter worden gestuurd.

Tip 3. Train uw medewerkers
Medewerkers staan veel in contact met klanten. 1) Het uitdragen van het belang van een goede datakwaliteit, 2) het aangeven van de relevantie en 3) het inzichtelijk maken van de kansen die het biedt, zorgt ervoor dat medewerkers betrokken raken bij dit onderwerp. Door de ideeën die medewerkers hebben voor het verbeteren van datakwaliteit toe te passen, wordt deze betrokkenheid nog verder gestimuleerd.

Tip 4. Creëer een self-service-concept voor uw klant
Door self-service-concepten te ontwikkelen, kan een klant zelf in staat worden gesteld het eigen profiel te onderhouden en waar nodig uit te breiden. Een klant kan herhaaldelijk worden uitgenodigd om, gelijktijdig met het aanvragen van een verzekering of bij het prolongeren, de aanwezige data te controleren en aan te vullen. Een self-service-concept is ook een goede toevoeging binnen een online polismap van de klant.

Tip 5. Kijk goed naar de klant
Uw klant ontvangt wellicht een digitale nieuwsbrief. Door het (klik)gedrag van klanten te volgen, kunt u de interesses van klanten achterhalen. Om het (klik)gedrag van uw klant nog beter te kunnen benutten voor verdere marketingactiviteiten of verkoopkansen, is het toevoegen van tags aan de links in de nieuwsbrief een goede zet. Door deze tags kunt u onder andere de volgorde van tekstblokken automatisch aanpassen aan de interesses van de ontvanger.

Tip 6. Maak werk van ‘bounced mails’
Elke organisatie herkent het: postretour zendingen en bounced mails. Een teken dat er weer wijzigingen in uw klantenbestand zijn geweest. Het gevolg is een tijdrovende klus om alle klanten met bounced mails alsnog te bereiken via de post. Gelukkig is dit een proces dat geautomatiseerd kan worden. Vraag dan meteen om het juiste e-mailadres en aanvullende gegevens voor het verkrijgen van een volledig klantbeeld.

Tip 7. Maak gebruik van validatiesystemen
Naast de data die uw organisatie genereert of probeert te verrijken, is het is ook mogelijk externe partijen te benaderen die data verzamelen en verkopen. Vaak heeft het betrekking op platte data zoals NAW-gegevens en telefoonnummers, maar afhankelijk van de branche kan ook extra informatie gekocht worden. Met validatiesystemen kan het klantenbestand gecontroleerd worden op juistheid, om vervolgens verrijkt te worden met aanvullende gegevens. Speciaal voor financieel dienstverleners is een Data Quality Service opgezet, waarmee u datavalidatie en verrijking kunt organiseren.

Tip 8. Ga efficiënt om met CRM
De contactmomenten met de klant zijn waardevolle momenten. Het vastleggen van die momenten en het in kaart brengen van de wensen en behoeftes dragen bij aan het opbouwen van een totaal klantbeeld. Een CRM-systeem dat deze gegevens van uw klant weet vast te leggen, draagt bij aan het inzichtelijk maken van het salesproces per klant en helpt uw medewerkers de juiste keuzes te maken in de opvolging van commerciële kansen.

Tip 9. Benut de prolongatiemomenten
Prolongatie betekent steeds opnieuw een contact met de klant, in welke vorm dan ook. Een prima gelegenheid om het klantprofiel up-to-date te houden. Vraag dus of de gegevens van de klant nog kloppen en biedt ook self-service mogelijkheden aan (tip 4) om gegevens aan te passen indien deze niet (meer) correct zijn. Door tevens naar aanvullende gegevens te vragen lukt het om de juiste en daarmee hoogwaardige dienstverlening te leveren aan de klant. Daarbij is het wel belangrijk om de relevatie en het doel van de aanvullende vragen aan te duiden.

Deze 9 tips kwamen tot stand in samenwerking met 4DMS. Meer informatie over Datakwalitetit kunt u vinden in ons white paper “Datakwaliteit biedt kansen voor de ATP branche”