7 praktische tips voor leidinggeven aan een leeg kantoor
Stel dat straks kantoren alleen nog plekken zijn om elkaar te ontmoeten. En stel dat jij dan leidinggevende bent. Dan heb je beslist een paar uitdagingen. Hoe weet je waar iedereen mee bezig is? Hoe zorg je dat het werk af komt? Hoe bewaak je de sociale cohesie? Zeven praktische tips.
Iedereen wil ergens bij horen. Wij zijn sociale wezens. Maar hoe asociaal wordt werken als we elkaar af en toe nog maar zien? Iedereen werkt daar waar het hem of haar persoonlijk het beste uitkomt. Vaak is dat van nature niet in de buurt van collega’s (of managers) want die storen je alleen maar. Dan kun je niet rustig werken. Mijn ervaring leert dat mensen het liefst op een ‘concentratiewerkplek’ zitten. Dat wil zeggen ergens op de werkvloer waar je een deur dicht kunt doen of waar is afgesproken dat je daar niet gestoord wordt.
niet op kantoor is niet bereikbaar? Even een anekdote uit mijn recente ervaring tussendoor. Zojuist belde ik naar de receptie van een verzekeringsmaatschappij. Ik vroeg of ik mevrouw X kon spreken. ‘Die is niet op kantoor’, zei de telefoniste. Daarna was het stil. Ik verwachte iets als ‘maar ze is wel bereikbaar, ik geef haar mobiele nummer’ of ‘zal ik vragen of ze u straks even terugbelt?’. Het enige dat de telefoniste kon zien, was dat de persoon die ik zocht in haar agenda had staan: buiten de deur. De conclusie was: ze is er niet en dus niet bereikbaar. Maandag ben ik de eerste. Het is nu donderdag.
Ietwat geschokt dacht ik: Dit is niet meer van deze tijd. Dit bedrijf en in ieder geval de telefoniste leeft nog in de twintigste eeuw. In de eenentwintigste eeuw is de zin: ze is niet op kantoor en dus niet bereikbaar’ ondenkbaar. We zijn overal en altijd bereikbaar. In de toekomst wordt dat alleen maar meer. Kijk naar de jongeren en je ziet de toekomst.
van ik naar wij De toenemende technologische ontwikkelingen ondersteunen het Ik-tijdperk: het merk iPhone, iPad en iMac zegt het al. Ik en mijn digitale hulpmiddelen. Tegelijkertijd snakt de wereld naar het Wij-tijdperk. We zijn digitaal verbonden met de hele wereld maar hoe verbonden zijn we nu echt? Echte verbinding ontstaat pas als je zo dichtbij elkaar staat dat je elkaar kunt aanraken. Dus, jouw kantoor is leeg, jouw medewerkers doen waar ze zin in hebben en jij maakt je druk over hoe je de boel bij elkaar houdt. Hoe doe je dat nu binnen de context van nieuwe manieren van organiseren? We hebben straks geen kantoren meer, maar gebouwen en verschillende wijzen van organiseren. Een organisatie is een lege huls; organiseren is zorgen dat je de boel bij elkaar houdt.
7 praktische tips en een toegift Wat kun je nu allemaal organiseren als je leidinggevende bent van een leeg kantoor? Ik geef een aantal praktische tips die je kunnen helpen.
- maak een communicatiematrix met je team
Daarin zet je alle communicatiemiddelen die je hebt en bespreek je met elkaar waar je wat voor gebruikt. Er zijn nogal wat communicatiemiddelen: e-mail, whatsapp, Yammer (of andere social-business-tools) chatprogramma’s, telefoon, sms, blogs, FaceTime, persoonlijke (in real life) gesprekken en groepsgesprekken (we zouden de laatste twee bijna vergeten). Als je geen goede afspraken maakt over het gebruik ervan, raak je in de war. - richt een vast koffie halfuurtje in en wissel dat per dag
Iedereen die binnen is, drinkt met elkaar een kopje thee of koffie op dat tijdstip. Dit is wel vrijwillig. - zorg dat iedereen van je team bereikbaar is
Laat elkaar elke ochtend weten waar je bent en wat je aan het doen bent. Dit kun je doen op een communicatiemiddel naar keuze, bijvoorbeeld in een Lyncgroep die je met je collega’s hebt. - plan vooral geen vaste ‘binnendagen’
Hoewel het belangrijk is je collega’s tegen te komen, zonder dat je een afspraak met ze hebt, is dit juist niet wat je moet organiseren. Dat organiseert zich vanzelf. Mensen die elkaar nodig hebben, zoeken elkaar wel op. Wat hierbij des te belangrijk is, is dat je wel van elkaar weet wie welke kennis heeft, zodat je elkaar ook op inhoud kunt vinden. - zorg wel voor een vast inhoudelijk teammoment aan het begin van de week
Het liefst is iedereen daar fysiek bij elkaar. Maak er een soort Keek op de Week van. Zorg dat het daarbij vooral om de inhoud van het werk gaat. Wat gaat goed, wat kan beter, waar heb je hulp bij nodig? Heel veel werk en afstemming gebeurt aan de randen van deze vaste momenten. Voor de vergadering, maar vooral erna. Daar worden de afspraken gemaakt, daar kun je snel schakelen en worden zaken even snel besproken en vaak afgehandeld. - zorg ervoor dat iedereen (digitaal) zichtbaar is
Zorg dat je profiel op het interne social platform up-to-date is. Laat zien wie je bent en waar jij expert in bent. Wie het weet, mag het zeggen. Kennis en expertise waarmee jij je onderscheidt van de rest, wordt alleen maar belangrijker. Kennis is macht, maar kennisdelen is kracht! - plan als leidinggevende een belrondje of rondlooprondje in
Kruip dan niet achter je laptop om je mail weg te werken, maar loop een rondje. Dat kun je straks waarschijnlijk de helft van je mails weggooien omdat je het al hebt opgelost.
En dan de bonus: Eén keer in de maand een halve dag ‘alles uit’. Alle hulpmiddelen en tools gaan uit en voeren we gesprekken met elkaar. Ik moet de eerste organisatie nog tegenkomen, die dit aandurft, maar ik weet zeker dat dit enorm veel winst oplevert. Want wat ik hoor nadat ik met een team aan het werk ben geweest is dit: ‘Wat is het belangrijk dat we af en toe even een moment van reflectie hebben en elkaar echt ontmoeten. Dit moeten we vaker doen’.
I rest my case.
Wellicht zijn de onderstaande whitepapers ook interessant voor u: