De mens grijpt elke nieuwe technologie aan om efficiënter te kunnen werken. Daarom gebruiken steeds meer mkb-bedrijven het alles-in-één-communicatieplatform Microsoft Teams. Maar wat levert dit eigenlijk op? Ontdek de 6 belangrijkste redenen voor een overstap naar dit slimme platform.
1. Meer functionaliteit dan appen
Schrijf jij nog brieven naar klanten of mail je met vrienden? Natuurlijk niet! Een chatbericht of appje is veel sneller verstuurd. Dat scheelt heel veel e-mailverkeer en het is veel makkelijker voor het versturen van een foto, filmpje of werkbeschrijving. Collega’s in mkb-organisaties gebruiken daarom vaak WhatsApp-groepen voor het delen van kennis en bestanden. Handig, maar niet al te veilig. Voor je het weet lopen zakelijk en privé dwars door elkaar of hebben oud-collega’s toegang tot gevoelige bestanden.
Microsoft Teams is het ideale alternatief. Chatten via het platform is net zo makkelijk als in WhatsApp, en ook het delen van bestanden is zo gedaan. Het biedt nog een aantal grote voordelen daar bovenop:
- Bestanden hoef je maar één keer te delen met de groep.
- Nieuwe teamgenoten kunnen eerder toegevoegde bestanden zien.
- Interne en externe contacten (uit adresbestanden en eerdere e-mails) zijn direct toegankelijk waardoor je heel makkelijk nieuwe groepen opzet.
2. Beter beveiligd samenwerken
Bij alles wat je doet ga je zo snel mogelijk op je doel af, zonder omwegen. De groeps-chat in Teams maakt een einde aan de e-mails met soms wel tientallen cc’s waarbij je wel eens iemand over het hoofd ziet of juist de verkeerde persoon toevoegt.
Dit contact moet natuurlijk wel veilig verlopen. Je wil bijvoorbeeld niet dat ex-werknemers nog bij informatie kunnen. Via Microsoft Teams houd je centraal de regie over toegang tot data of documenten. Dat is handig als een collega het bedrijf verlaat. Na een paar kliks kan diegene niet meer bij bestanden, chats en adreslijsten. De manier om datalekken te voorkomen!
3. Integratie met alle populaire tools
Nu heb je voor elke taak vaak nog een andere tool, dat werkt niet altijd even gemakkelijk. Wil je bijvoorbeeld bellen, dan moet je nog wel vaak het nummer opzoeken in die ene e-mailwisseling. Wil je een Word-bestand rondsturen, dan open je eerst Outlook en ga je vervolgens op zoek naar de locatie van het bestand. Dit speurwerk kost dagelijks veel tijd. Zonde!
Het handige van Microsoft Teams is dat het informatie en communicatie samenbrengt. Voeg je een contact toe op je smartphone, dan staat deze persoon direct in de centrale database. Zo kun je meteen een vergadering plannen vanuit Teams. Heb je een nieuw document gemaakt, dan verstuur je deze zonder extra handelingen. Tegelijk kun je een groeiend aantal apps van Microsoft of andere partijen toevoegen aan een Team. Denk hierbij aan tools voor projectbeheer, issue-management, HRM-ondersteuning, maar ook CRM’s en marketingtools.
4. Alle informatie, contacten en bestanden bij elkaar
Een beetje bedrijf kent al snel tientallen projecten of klanten, met steeds weer andere stakeholders, bestanden en communicatie. Houd dan maar eens het overzicht. Door per project een apart Team aan te maken, hebben alle leden direct toegang tot alle relevante documentatie en communicatie. Denk bijvoorbeeld aan Excel-sheets, presentaties en een digitaal planbord waarop iedereen de voortgang en deeltaken ziet. Nieuwe deelnemers aan een project zijn zo sneller op de hoogte en direct in staat om efficiënt aan de slag te gaan. Je kan zelfs deelnemers van buiten je eigen organisatie aan een Team toevoegen, om zo bijvoorbeeld sneller samen te werken met klanten of partners.
5. Tegelijk samenwerken in één bestand
Het accorderen van bestanden duurt regelmatig dagen of soms wel weken. Er gaan eindeloos versies heen en weer totdat er eindelijke één écht definitieve versie ontstaat. Na een paar mailrondes is het vaak al onduidelijk of je de juiste versie hebt. Met Microsoft Teams heb je maar één waarheid, want je hebt maar één bestand. Onder andere OneNote-, Word- Excel-, en PowerPoint-bestanden zet je in de (groeps)chat waarna iedereen er tegelijkertijd in kan werken. Nu hoef je nooit meer op elkaar te wachten en verminder je de kans op fouten drastisch!
6. Overal altijd en op elk apparaat
Waar de één bij een iPhone zweert, wil de ander een Android-telefoon. Thuis werk je liever op een laptop, tablet of Mac. Teams werkt platformonafhankelijk zodat iedereen met zijn favoriete apparaat kan werken. Teams garandeert een soepele gebruikerservaring omdat de apps er op de verschillende platformen hetzelfde eruitzien. Collega’s werken hierdoor steeds op dezelfde manier ongeacht het device. Ideaal!
Omdat het makkelijker kan
Iedereen herkent de keerzijde van samenwerken in ons digitale tijdperk. Voor iedere vraag bellen, onnodig veel e-mailen of eindeloos nieuwe versies van documenten delen. Gelukkig kan het ook makkelijker. Met Teams heeft Microsoft een platform ontwikkeld dat het gemak van social media en WhatsApp naar de werkvloer brengt. Het resultaat? Efficiënter werken, snellere besluitvorming en blijere werknemers.
Benieuwd wat dit voor jouw organisatie kan betekenen? Meld je dan nu aan voor de webinar “Bekende ergernissen bij digitaal samenwerken, en hoe je deze wegneemt” op donderdag 12 december 2019.In deze webinar nemen de experts van Microsoft je mee in de praktische toepassingen en verborgen functionaliteiten van Microsoft Office365 en Teams. De perfecte kennismaking voor mkb-ondernemers op zoek naar nieuwere, slimmere en efficiëntere manieren van (samen)werken.