6 belangrijke punten voordat u start met documentmanagement
Whitepaper documentmanagement
Documenten, welke organisatie heeft er niet mee te maken? Bij documenten kunt u denken aan verslagen, notulen, maar ook kwaliteitsdocumenten zoals protocollen, procedures en werkinstructies. Hoe kunnen organisaties omgaan met deze documenten? Hoe kunnen deze documenten snel gevonden worden en wat is de bewaartermijn? Deze belangrijke vragen zijn voor organisaties belangrijk om te beantwoorden.
Een goede voorbereiding is erg belangrijk bij de start van documentmanagement. Om te voorkomen dat wildgroei en doublures van documenten ontstaat, moet er vooraf nagedacht worden over een aantal praktische zaken.
- Wie schrijft welke documenten en wanneer?
- Wie houdt de regie?
- Hoe kunnen documenten op een toegankelijke manier aangeboden worden aan de eindgebruiker?
Daarnaast vereist het technische aspect hierbij ook aandacht. Steeds meer gebruikers werken met mobiele apparaten zoals een iPad of een smartphone. Hierdoor neemt de vraag naar het ontsluiten van documenten via dit soort apparaten alleen maar toe.
Start met documentmanagement
Er zijn 6 belangrijke punten voordat u kunt beginnen met documentmanagement, hieronder beschrijven we de eerste 3 punten:
- Formeer een projectgroep met afgevaardigden van de juiste afdelingen
- Bepaal op welke manier de documentstromen moeten worden aangeboden.
- Ga in overleg met de eindgebruikers, welke metadata zijn belangrijk voor het snel vinden van documenten.
Hoe gaat u nu verder met documentmanagement? Lees in de volledige whitepaper meer over de 6 belangrijke punten voor de start aan documentmanagement.