4 redenen waarom medewerkers technologie niet gebruiken

Laatste update 29 juni 2022

Maken de medewerkers binnen jouw organisatie gebruik van alle technologie die aanwezig is? In de praktijk blijkt dit vaak tegen te vallen en zou de productiviteit een stuk omhoog kunnen met de tools en oplossingen die al aanwezig zijn. Hoe komt dit en wat kun je doen om ervoor te zorgen dat die technologie wel gebruikt wordt? In deze blog leggen we vier belangrijke redenen uit waarom medewerkers de technologie niet gebruiken en wat je eraan kunt doen.

1. Nieuwe technologie wordt opgelegd

Moderne werknemers zijn zelfstandige professionals die leiding nemen over hun eigen werk. In die trend past het niet om nieuwe technologie op te leggen zonder dat medewerkers input kunnen leveren over hun eigen werkprocessen en de technologie die daarbij past. De keus krijgen om over te gaan op een systeem werkt beter dan collectief verplicht over moeten stappen. Hoe betrek je medewerkers bij de implementatie van nieuwe technologie?

Maak de beslissingseenheden zo klein mogelijk. Dit stimuleert experimenteren met nieuwe technologie waardoor het gebruik zich op een natuurlijke manier kan verspreiden;
Vraag de medewerkers aan welke functionaliteit ze behoefte hebben om hun werk beter te doen;
Maak in een vroeg stadium de voordelen van de nieuwe tool duidelijk.

2. Gebrekkige communicatie over de nieuwe technologie

Het proces van de implementatie van nieuwe technologie verloopt niet altijd optimaal. De meeste aandacht wordt besteed aan de technische specificaties, zoals de integratie van de nieuwe tool met bestaande systemen. Zodra de tool is geïnstalleerd, wordt ervan uitgegaan dat mensen er direct mee aan de slag gaan. Maar vaak zijn collega’s helemaal niet op de hoogte van de nieuwe tool, laat staan de mogelijkheden die het hen biedt. Door goed te communiceren gedurende het hele proces betrek je de medewerkers van het begin af aan, waardoor de kans op effectieve adoptie veel groter is. Hoe doe je dit? Er zijn verschillende communicatiekanalen: dit kan persoonlijk of massaal. Het eerste werkt meestal beter. Dit effect wordt groter naarmate de technologie complexer is. In het kader van de persoonlijke benadering kun je ook collega’s die al meer kennis en ervaring met een nieuw systeem hebben anderen laten begeleiden. Een andere manier om te communiceren over nieuwe technologie is door gebruik te maken van serious gaming.

Een voorbeeld waar serious gaming effectief is ingezet is in het ziekenhuis. Voor het oefenen van medische ingrepen door (aankomend) artsen werden al simulatieprogramma’s gebruikt, maar deze worden soms als ‘saai’ ervaren. Met een Wii-game is geprobeerd het proces leuker te maken. In het spel komt een meisje terecht in een ondergronds rijk. Zij moet vervolgens de weg terug naar boven vinden waarbij ze door robots geholpen wordt. Met dit computerspel kunnen chirurgen oefenen in het uitvoeren van buikholteoperaties. Deze game is heel populair. En door het spel regelmatig te spelen, maken chirurgen in de praktijk minder fouten.

3. Adoptie wordt gezien als one-size-fits-all oplossing

Kenmerken van de gebruiker zijn in hoge mate bepalend voor het succes van de adoptie. Mensen die ervaring hebben met ICT en interesse hebben in innovaties, zullen minder moeite hebben met het adopteren van technologieën dan de mensen die minder met ICT werken of er slechte ervaringen mee hebben. Sommige kenmerken van een organisatie bepalen of die organisatie als geheel makkelijk overgaat op nieuwe technologie. Factoren die samenhangen met goede adoptie zijn:

Een decentrale structuur;
Complexe processen en veel kennis bij medewerkers;
Een lage mate van formalisering van processen en een grote mate van openheid naar de buitenwereld;
Ruime middelen voor experimenteren en vernieuwing;
De grootte van het bedrijf (groter betekent vaak innovatiever).

Voor een succesvolle adoptie is het daarom belangrijk om rekening te houden met organisatiekenmerken en individuele verschillen. Een manier om dit te doen is door gebruik te maken van virtuele trainingen die gebruikers op hun eigen tempo kunnen volgen. Een voorbeeld hiervan is ‘Finding Victor’, een interactieve virtuele training ontwikkeld om de adoptie van Skype for Business makkelijker te maken. In deze training kunnen gebruikers op hun eigen tempo en niveau spelen met de functionaliteit van Skype for Business. Ze worden hierin geholpen door virtuele coaches.

4. Nieuwe technologie wordt onvoldoende gepromoot

Voor succesvolle adoptie is een cultuur waarin innovatie en nieuwe technologie wordt gepromoot erg belangrijk. Hoe krijg je dit voor elkaar? Volgens adoptie-expert E.J. Rogers zijn er vijf adoptiecategorieën:

Innovators;
Early adopters;
Early majority;
Late majority;
Laggards.

Nieuwe technologie wordt in organisaties als eerst opgepakt door de innovators en early adopters: de mensen die als eerste enthousiast zijn over een innovatie. Om de rest van de organisatie ook mee te krijgen kun je de innovators en early adopters als buddy koppelen aan de late majority of laggards. Zo worden de minder tech savvy medewerkers wegwijs gemaakt met de nieuwe technologie en kunnen ze hier vragen over stellen. Op deze manier gebruik je de medewerkers als promotors en zal adoptie binnen de hele organisatie sneller verlopen.

Tips voor succesvolle adoptie

In deze blog staan de redenen centraal waarom medewerkers nieuwe technologie niet gebruiken. Om je te helpen met het verbeteren van de adoptie, sluiten we daarom graag af met tips om medewerkers wel zover te krijgen technologie in hun werk te gebruiken:

Betrek medewerkers in een vroeg stadium bij de implementatie van nieuwe technologie;
Maak gebruik van serious gaming om mensen te enthousiasmeren;
Zet virtuele training in die gebruikers op hun eigen tempo kunnen volgen;
Koppel tech savvy medewerkers als buddy aan minder technische collega’s.