11 voorspellingen voor Office 365 en SharePoint in 2016

​In 2016 kunnen we weer veel nieuwe ontwikkelingen verwachten op het gebied van Office 365 en SharePoint. Zo zal SharePoint 2016 beschikbaar komen en worden er verschillende nieuwe functionaliteiten aan Office 365 toegevoegd. Maar wat kunnen we in 2016 verwachten op het gebied van SharePoint en Office 365? In deze column zet Lourens Siderius van ETTU de 11 voorspellingen voor Office 365 en SharePoint op een rijtje.

1. Lancering van Office 365 Planner
In 2015 kondigde Microsoft het al aan: er komt een simpele en vooral visueel ingestelde tool om projecten te beheren. Office 365 Planner is vooral geschikt om taakgerichte projecten eenvoudig binnen de Office 365 suite te beheren. Naast projecten kan er ook gedacht worden aan bijvoorbeeld marketingcampagnes en Microsoft biedt hiermee een light variant van het populaire Project Online. Office 365 Planner beschikt over een overzichtelijke timeline waarbij taken, documenten en acties gedeeld worden. Doordat het beschikbaar wordt gesteld binnen Office 365, kunnen organisaties snel en eenvoudig gebruik maken van de functionaliteiten. ETTU verwacht dan ook dat veel organisaties de functionaliteiten van Office 365 Planner gaan testen en zal deze oplossing ook opnemen in haar Cloud propositie.

2. Bredere adoptie van Office 365 Groups
Office 365 Groups is niet nieuw. Al in 2014 werd Groups gelanceerd om in teams of op ad-hoc basis samen te werken. Het biedt een geïntegreerde omgeving met waar je vanuit exchange een mailbox krijg om mee te mailen en om gesprekken in te voeren en vanuit SharePoint een basis site krijgt om documenten te delen. In 2016 zal Groups professioneler worden uitgebouwd. Microsoft gaat een aantal verbeteringen doorvoeren die het samenwerken nog eenvoudiger en gestructureerder maakt. Ook wordt social belangrijker en komt wellicht de lang verwachte integratie met Yammer. Hiermee wordt Groups een echt samenwerkingsplatform waar conversaties, e-mailmanagement, agenda en documentmanagement samenkomen.

3. Aan de slag met Delve Analytics
Office Graph is de technologie van Microsoft die op basis van machine learning op een eenvoudige manier informatie kan zoeken. Microsoft Delve is hierbij een voorbeeld waarbij informatie op een interactieve pagina wordt weergegeven. Delve Analytics gaat een stap verder en opent een nieuwe deur met mogelijkheden. Zo krijg je als gebruiker inzichtelijk wat jouw workload is: hoeveel email verstuur je, hoeveel communiceer je en met wie. Maar hiermee wordt bijvoorbeeld ook inzichtelijk welke afdelingen veel met elkaar samenwerken en welke niet. Dit biedt weer interessante informatie voor het maken van business analyses, bijvoorbeeld als er problemen zijn tussen de marketing en sales afdeling. Met behulp van Delve Analytics kan je dan zien hoeveel er gecommuniceerd wordt. Als bijvoorbeeld blijkt dat er totaal geen communicatie plaats vindt, kan je met die informatie weer verder aan de slag en de issues oplossen. Door deze praktische toepasbaarheid zal Delve Analytics in 2016 bij veel organisaties onder de aandacht zijn. ETTU schreef hier al eerder een column over de kosten van verloren tijd met een interessante infographic over Delve Analytics.

4. Encryptie in Office 365 met Customer Lockbox
Is mijn data in de Cloud wel veilig? En hebben Microsoft of andere instanties toegang tot mijn data in Office 365 of Azure? Vragen waar veel organisaties mee zitten, want je wil immers niet dat vertrouwelijke informatie op straat komt te liggen. Microsoft licht in het Office 365 Vertrouwenscentrum toe hoe het omgaat met de beveiliging van en toegang tot klantdata. Belangrijke conclusie: Microsoft heeft geen toegang tot jouw data, tenzij je daar toestemming voor geeft.

Met Customer Lockbox voor Office 365 gaat deze beveiliging echter nog een stap verder. Customer Lockbox maakt het namelijk mogelijk om een eigen encryptie met een persoonlijke encryptiekey te maken binnen Office 365. Hiermee regel je wie toegang heeft tot jouw gegevens. Zonder deze sleutel, die je als organisatie zelf beheerd, is de data niet toegankelijk. Deze nieuwe functionaliteit zal veel organisaties helpen om over te stappen naar de Cloud, omdat hiermee een belangrijke stap wordt gezet in de beveiliging en toegang tot bedrijfsdata.

5. Office 365 als sociaal en samenwerkingsplatform
Het gaat beter met de economie, wat er ook voor zorgt dat organisaties weer ruimte hebben om te investeren in ICT en nieuwe medewerkers aan te nemen. Maar de nieuwe generatie die de arbeidsmarkt opkomt is gewend om te werken in een netwerkeconomie waarin social en Apps gemeengoed zijn geworden. Om deze nieuwe medewerkers aan te trekken, is het belangrijk dat organisaties ook investeren in nieuwe sociale functionaliteiten, zoals Yammer, samenwerkingselementen en mobiele Apps.

ETTU ziet ook deze verandering in de markt. Organisaties hebben hierbij in toenemende mate behoefte om snel te starten met deze sociale functionaliteiten en niet een uitgebreid ontwikkel traject in te gaan. Er komen dan ook verschillende standaardoplossingen op de markt die conform het DevOps model worden ontwikkeld. Dit betekent dat nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd en het product continu wordt geüpdatet, net zoals bedrijven als Facebook, Microsoft en Spotify werken. Een organisatie groeit dus mee met het product en schaft niet eenmalig meer een product aan. ETTU heeft hiervoor het standaard sociaal intranet eConnect Today gelanceerd, waar sinds de lancering al erg veel vraag naar is.

6. Lancering SharePoint 2016
In 2016 komt de nieuwste versie van SharePoint beschikbaar. SharePoint 2016 is de opvolger van SharePoint 2013 en biedt organisaties vernieuwde en verbeterde mogelijkheden onder andere op het gebied van informatiedeling en documentmanagement. De belangrijkste focus voor SharePoint 2016 ligt op het verbeteren van de architectuur van het platform, met name op het gebied van schaalbaarheid en uptime. Dit maakt ook volledig hybride scenario’s mogelijk, waarbij Cloud en on-premises beter met elkaar werken. Vanuit ETTU zien we dat veel organisaties kijken naar een hybride scenario. Zo kan bijvoorbeeld het documentmanagementsysteem lokaal draaien, terwijl het intranet beschikbaar komt via de Cloud. Veel organisaties zullen dan ook in 2016 gaan migreren naar SharePoint 2016. Meer informatie over SharePoint 2016 vind je in onze eerdere column.

7. Ontwikkelen volgens het aangepaste Product Line Architecture (PLA) model van Microsoft
Toepassingen binnen SharePoint kunnen op verschillende manier ontwikkeld worden. Voorheen werd er veel gebruik gemaakt van het Feature Framework van Microsoft. Hiermee kon je eenvoudig maatwerk Solutions maken. Het probleem van deze werkwijze is echter dat het overgaan naar een nieuwe versie van SharePoint ervoor kan zorgen dat bepaalde functionaliteiten niet meer werken. Bovendien kan er met het Feature Framework niet gewerkt worden binnen Office 365.

Om een toekomst vaste architectuur neer te zetten, heeft Microsoft de Product Line Architecture voor SharePoint aangepast. Dit houdt mede in dat het ontwikkelen voor een PLA compliant omgeving niet op basis van het Feature Framework gebeurd, maar door middel van site provisioning en het add-in model. Dit klinkt allemaal heel technisch, maar het grote voordeel is dat met deze oplossingen er zowel in de Cloud als on-premises gewerkt kan worden. Dit maakt het mogelijk om toepassingen te ontwikkelen die klaar zijn voor de toekomst en dat de basis functionaliteiten van SharePoint altijd blijven werken. Daarnaast kan een nieuwe toepassing uitgebreid getest worden en door een OTAP (Ontwikkel Test Acceptatie Productie) straat gaan. Een goed voorbeeld is eConnect Today van ETTU, dat volledig voor een PLA compliant omgeving ontwikkeld is. Dit maakt het mogelijk om een intranet zowel lokaal als binnen Office 365 te gebruiken.

8. Enterprise hybride search
Wie doet het niet: Je bent op zoek naar een product of bijvoorbeeld je vakantie en je begint je zoektocht via Bing of Google. De manier hoe gebruikers in een privé situatie zoeken moet ook mogelijk zijn voor zakelijk gebruik. Steeds vaker wordt er namelijk informatie op verschillende locaties opgeslagen: op file shares, binnen SharePoint en Office 365 of andere informatiebronnen. Dit maakt de vraag naar een Enterprise Search toepassing alleen maar groter.

We verwachten dan ook dat steeds meer organisatie naar een enterprise Hybride Search omgeving gaan welke vanuit één omgeving alle informatiebronnen weergeeft. Nooit meer de vraag dus of het document lokaal of in de Cloud is opgeslagen, maar één gebruiksvriendelijke interface om te zoeken. Dit zorgt voor een overzichtelijke weergave van alle informatie die binnen de organisatie beschikbaar is, ook uit Line-of-Business applicaties en externe bronnen.

9. Van mobile ready naar mobile first
Het jaar 2016 zal in het teken staan van mobile first. Er komen steeds meer apps beschikbaar voor iOs, Android en Windows om functionaliteiten van SharePoint en Office 365 te ontsluiten. Denk hierbij aan de specifieke apps voor Delve, Outlook en Yammer. Ook leveranciers komen met apps om specifieke functionaliteiten te ontsluiten. Zo is Nintex Mobile beschikbaar in de appstore om mobiele workflows te maken en kan met K2 Appit workflows en forms ingezet worden. Ook ETTU volgt deze mobile first strategie en lanceert in 2016 de specifieke intranet app voor eConnect Today.

10. Eenvoudiger apps en apparaten beheren
Door de groei van verschillende applicaties en mobiele apparaten die gebruikt worden, neemt ook de vraag toe naar een oplossing om deze devices te beheren. Microsoft heeft hier nieuwe tooling voor ontwikkeld genaamd Microsoft Intune. Dit biedt uitgebreide functionaliteiten voor het beheer van mobiele apparaten en toepassingen en pc-beheer vanuit de Cloud. Met Intune kunnen organisaties hun medewerkers vrijwel overal en op vrijwel elk apparaat toegang verschaffen tot bedrijfstoepassingen, gegevens en bronnen en tegelijkertijd bedrijfsgegevens beveiligen. Zeker nu organisaties een Bring Your Own Device (BYOD) of Choose Your Own Device (CYOD) beleid hebben, is Microsoft Intune een interessante oplossing om deze devices eenvoudiger te beheren.

11. Aan de slag met Business Intelligence
Business Intelligence (BI) staat in 2016 hoog op de wensenlijst van organisaties. Met BI willen organisaties meer inzicht krijgen in bedrijfsinformatie om zo beter en sneller beslissingen te nemen. Door de diversiteit aan informatiebronnen en big data is het echter lastig om een duidelijk beeld te krijgen van stuurinformatie (KPI’s). Microsoft is hierop ingesprongen met Power BI en heeft hier recent de BI Manager voor uitgebracht, waarmee het maken van dashboards eenvoudig wordt. Wij verwachten dan ook dat veel organisaties in 2016 aan de slag gaan met BI en interactieve dashboards gaan ontwikkelen.