KENNISMANAGEMENT              Toepasbaar binnen uw organisatie?

Met de kennis en informatie binnen de eigen organisatie omgaan is niets vreemds, meer de dagelijkse praktijk. Echter weet u als individu welke kennis er allemaal voor handen is om het dan eventueel zelf in te zetten? Is het voor het management een issue om het verliezen van aanwezige kennis, bijvoorbeeld door reorganisatie, te bestrijden? Dan is kennismanagement een agendapunt geworden op het managementoverleg. Door kennismanagement binnen uw organisatie te hanteren, krijgt u een duidelijk inzicht en overzicht en kan daar waar nodig maatregelen genomen worden, om bijvoorbeeld een reorganisatie te stroomlijnen.

Dit artikel levert een bijdrage om kennismanagement binnen uw organisatie toepasbaar te maken en het uiteindelijk op te nemen in de dagelijkse praktijk van werken.

KENNISMANAGEMENT
In de praktijk blijkt dat veel organisaties al jaren structureel en intelligent omgaan met kennis en informatie, zonder ooit de term kennismanagement gebruikt te hebben. Er hoeft dus niet specifiek een begin te worden gemaakt. Men is immers al bezig. De organisatie bezit al kennis en toont aan al korte of langere tijd bestaansrecht te hebben door kennis om te zetten in dienstverlening of productie. Er werden al eerder keuzes gemaakt om bepaalde kennis binnen te halen, of kennis vast te leggen in handboeken en systemen of om medewerkers kennis te laten verwerven door middel van opleidingen. De vraag is alleen: hoe bewust is hierbij omgegaan met het aspect kennis en de waarde ervan voor de organisatie?

Grip op kennis
Zeer waarschijnlijk is kwaliteitsmanagement een onderwerp dat enkele jaren geleden plotseling op de agenda is gekomen van de organisatie. Destijds heeft men op basis van bepaalde motieven besloten om daadwerkelijk te beginnen met kwaliteit. Als men ditzelfde nu doet met de focus op kennis, en zich daarbij de volgende vragen stelt:

• Bepaald werk wordt beter/sneller uitgevoerd door een medewerker met meer ervaring.
• Het werk kenmerkt zich doordat zelfde taken op verschillende momenten door verschillende medewerkers worden uitgevoerd op verschillende wijze / met een verschillend resultaat.
• Het werk kenmerkt zich doordat zelfde taken op verschillende locaties door verschillende medewerkers worden uitgevoerd op verschillende wijze / met een verschillend resultaat.
• Na sluitingstijd ‘weet’ de organisatie een stuk minder dan wanneer alle medewerkers aanwezig zijn.
• Wanneer enkele medewerkers het bedrijf zouden verlaten (pensionering, andere baan), verdwijnt hierdoor waardevolle kennis.
• We hebben het idee dat we af en toe hetzelfde wiel aan het uitvinden zijn.
• Het werk kenmerkt zich door veel niet zichtbare processen (denkwerk).
• We hebben de indruk dat er kennis wordt ontwikkeld die ook door anderen organisaties ontwikkeld wordt.
• Fouten / risico’s komen voort uit een tekort aan kennis.

Grip op een kennisprobleem betekent het kunnen formuleren van ‘smart’ kennisdoelen en gericht starten met kennismanagement.

Kennisaspecten
Mensen en dus ook opdrachtgevers blijken niet in staat te zijn om de volgende vraag te beantwoorden: welke kennis bezitten u en de organisatie? Het begrip kennis is vaak niet concreet genoeg en dient te worden opgedeeld in kleinere handelbare kennisbrokken.

In de literatuur zult u ook wel eens  het onderscheid tussen knowwhat, knowwho, knowwhy en knowhow zijn tegengekomen. Omdat het steeds moeilijker is om bij te houden welke kennis bestaat zal in de toekomst steeds belangrijker worden om te weten wie wat deed en weet (knowwho). We zien daarom dat veel bedrijven bewust de keuze hebben gemaakt om kennis in te kopen in plaats van (alleen) kennis te ontwikkelen. Belangrijk in het geval van kennis inkopen is de beoordeelbaarheid van de juistheid en volledigheid van deze kennis.

Om kennismanagement enige handjes en voetjes te geven wordt het getypeerd als de wijze waarop kennis op de juiste plaats, op het juiste moment, in de juiste vorm en kwaliteit aanwezig is. Blijkbaar zijn de aspecten vorm, plaats (waar bevindt de kennis zich? Expliciete kennis: in handboeken, systemen, lijstjes. Impliciete kennis: in een enkel hoofd of in verschillende hoofden?), tijd (hoe vaak gebruik je de kennis, hoelang duurt het voordat je de kennis beschikbaar hebt?) en kwaliteit (actueel en volledig) van invloed op de mate van het vitaal zijn van kennis.

Door op deze wijze kennis door te zagen, er om heen te lopen en te wegen is de kans groot dat u uw kennispijnpunt kunt definiëren en kunt beginnen met verbeteren, het managen van kennis.

Voor meer informatie omtrent het gebruik van een quickscan, hergebruik van kennis en Intranet als instrumenten om de kennis vast te leggen, te distribueren en vindbaar te maken voor hergebruik, kunt u middels onderstaande link het volledige artikel downloaden. Intranet als kennismanagementtool wordt tevens behandeld in de artikelen ‘Intranet mogelijkheden’ en ‘Intranet ontwikkeling’.

Ook interessant voor u:
- Kennis risico analyse

   Wilt u
publiceren?                                       Vraag expert advies!