In onze hedendaagse maatschappij zou het bouwen van een kathedraal ondenkbaar zijn, omdat wij angst hebben om risico’s te nemen. Dit leidt tot controle (denk aan regelgeving) en een gebrek aan passie. En passie is nodig voor innovatie en groei”, laat Daan Quakernaat zien in een zwart (techniek)-wit(passie) model. “We moeten elkaar leren afrekenen en vertrouwen zodat er ruimte vrijkomt om mooie dingen te maken. Dit geldt ook voor Social Networking en Unified Communications. Leer van je fouten en leg werknemers niet aan regels, maar laat ze social netwerken en ‘unified‘ communiceren”, zegt Daan. “Dit zijn de kathedralen van vandaag!”

Twee deelnemers uit het publiek toosten met champagne dat net is uitgedeeld door Daan Quakernaat na afloop van zijn presentatie.

Na deze dynamische presentatie die beklonken werd met een champagne leidde de dagvoorzitter Jan Smit vervolgens de vier sessie’s in. De eerste twee sessie’s richtten zich met name op de zwarte kant van het model van Daan Quakernaat, namelijk techniek. De laatste twee sessie’s gaan voornamelijk over de witte kant: over passie, kortom de mensen.

Next-Generation Architectuur voor Communicatie

Bart Deege, Senior Consultant van Innervate leidt de sessie Next-Generation Architectuur voor Communicatie in. “Er is een evolutie gaande. Operators die eerst mobiele telefonie aanbieden, kunnen nu uitgebreide diensten aanbieden door de komst van IP. Een direct groot voordeel is dat er ‘one single point of contact is’ voor consumenten. Daarbij gaan operators buiten hun kaders denken”, zegt Bart. Dat blijkt ook uit de presentatie van Lucien Bruins, Enterprise Architecture van Vodafone. “Vodafone probeert aan te haken bij het Kenniscentrum www.leefritme.nl, waar het leefritme van mensen ‘gemonitord’ wordt. Zo proberen we het leefritme beter te begrijpen én te vertalen naar de techniek”. Het leefritme verandert constant en is afhankelijk van sociaal-maatschappelijke factoren (verhouding privé-zakelijk, milieu, globalisering, mobiliteit) en technologische innovaties (FMC, Unified Communications en Social Networking).

Zo blijkt bijvoorbeeld uit onderzoek dat 49% van de ondervraagden graag vanuit thuis en mobiel zouden willen werken om het eigen leefritme te optimaliseren. Vodafone gaat dus uit van de klantbehoeftes en richt haar portfolio daarop in: het mobiliseren van mensen en processen (connectiviteit, toestellen en applicaties), het integreren van producten en services (vast en mobiel, voice en data, communicatie- en bedrijfsapplicaties) en netwerkbeheer (selfservice en managed service, professional service, hosted applicaties en diensten). De geïntegreerde en convergente communicatie infrastructuur is dus gedreven door de wens van de klant (‘single user experience’, ‘single point of contact’, ‘single contract’, ‘single user identity’,  ‘single bill’). De aanbevolen oplossing is sterk afhankelijk van het soort bedrijf en het gewenste pakket aan functionaliteit en integratie. Unified Communications is hier een onderdeel van het convergentieconcept en is in veel gevallen een uitbreiding van een bestaand dienstenpakket.

Vodafone is, net als alle andere operators,  niet meer een strak georganiseerde telefonieleverancier maar het is platform geworden dat een totaal dienstenpakket aanbiedt op het gebied van communicatie.

Het nieuwe concurrerende landschap voor Unified Communications

Jef Vleugels, Consultant bij Innervate en Richard Sturrus Business Development Manager van Cisco Systems richten in de tweede sessie het nieuwe concurrerende landschap voor Unified Communications in. Technologisch ontwikkelingen (videoconferencing), de ‘nieuwe generatie (msn)’, fileproblematiek, vraag naar vereenvoudiging van communicatie: het zijn een paar hedendaagse ontwikkelingen die bijdragen aan de rol van Unified Communications, volgens Jef.  Ook laat Jef de  actuele marktontwikkelingen zien van leveranciers. Microsoft is bijvoorbeeld een ‘challenger’ én ‘leader’ op het gebied van Unified Communications. Richard Sturrus neemt het stokje over en verteld, net als bij Vodafone, over de veranderende rol die Cisco Systems is gaan spelen door de ontwikkelingen op het gebied van Voip. Cisco positioneert zich niet helemaal meer als switching- en  routingfabrikant maar als een dienstenleverancier.

“De  huidige economische situatie is een perfect moment voor organisaties om Unified Communications te introduceren. Het implementeren van Unified Communications kan veel voordelen opleveren. Kosten worden bespaard (geen files, kleinere kantoren), werknemers kunnen efficiënter werken, beter klantcontact (niet steeds doorverbinden) en het is onderscheidend ten opzichte van je concurrent). De nieuwe werkplek is niet meer het traditionele bureau maar is plaats- en tijd onafhankelijk.

Cisco maakt zelf veel gebruik van Telepresence. “Vanuit Multi-tasking Rooms kunnen werknemers of relaties over de hele wereld met elkaar communiceren. Dit is een enorme verbetering. De gemiddelde productiviteit en kwaliteit van de Cisco werknemer is hierdoor verhoogd. Men kan sneller bij elkaar komen, vaker bij elkaar komen en dat scheelt reiskosten”, aldus Richard.

Jan Smit concludeert dat in het geval van Cisco Telepresence een centraal punt inneemt. UC wordt als het ware hieroverheen gehangen. Naast Telepresence voegt men allerlei aspecten van telefonie, zoals chat, videoconference etc. En dat wordt eigenlijk geherintroduceerd naar het bedrijfsleven en eenvoudiger toepasbaar gemaakt”, zegt Jan. “Dat is juist! Unified Communications zit eigenlijk meer in het witte vlak dan in het zwarte vlak”, zegt Richard. Uitgangspunt zijn namelijk ook de behoeften van de klant”.

Impact van sociale software op bedrijfsvoering

Louk Dirken, Senior Consultant van Innervate gaf de start om de witte kant van het model van Quakernaat te onderzoeken. Volgens Louk is het vooral belangrijk om Social Networking te positioneren binnen het ICT Beleidsplan. De impact van Social Networking voor een organisatie is tamelijk groot. De consument maakt als het ware zelf de dienst uit. Social Networking biedt in dit kader kansen maar ook bedreigingen.

Pim van Wetten en Bas Krikke, beiden Business Consultants van e-office toonden aan de hand van vier cases wat de impact van sociale software (IBM en Microsoft geïntegreerd), collaboration en Unified Communications op de bedrijfsvoering kan zijn. De cases lieten duidelijk zien dat de gebruikers, de mensen dus, het uitgangspunt zijn en niet de technische mogelijkheden die Unified Communications en Social Networking met zich meebrengen. Blogs, communities, ‘team discussions’, bellen, rss of email het zijn allemaal fijnmazige manieren om te communiceren, maar de gebruiker bepaalt zelf wat hij/zij wil gebruiken gebaseerd op interesse, sociale relevantie en (persoonlijke) werkmethoden.

“De technologie is er en die moet je inzetten, maar mensen moeten er ook gebruik van gaan maken en hoe krijg je dat als organisatie voor elkaar? Dit zijn we nog aan het ontdekken. Analoog kan je redeneren dat de bouwer van de Kathedraal ook van tevoren niet wist hoe het project precies zou eindigen maar er werd gewoon begonnen met de bouw. Zo is het nu met Unified Communications, uiteindelijk zal er precies iets staan wat past binnen de organisatie”, aldus Bas.

“Door Social Networking vervagen de randen van organisaties naar buiten, vooral daar waar communities, blogs en profielen ontstaan. Dat is voor veel organisaties enorm wennen omdat de grenzen eerder werden bepaald door regelgeving, cultuur, structuur, en managementsturing”. Volgens de heren van e-office moet je bij de implementatie van social software vooral naar de menskant kijken. Dat betekent dat je het als organisatie vanuit drie gebieden moet benaderen, namelijk mens (individuele gedrag verus groepsgedrag), organisatie(managementsturing) en technologie.

Social Networking en Unified Communications als één communicatiestrategie

Piet Muijtjens, directeur van Innervate start de laatste sessie met de vraag hoe de twee werelden van Unified Communications en Social Networking het best bij elkaar kunnen komen? Welke instumenten heb je hiervoor nodig? “Unified Communications en Social Networking zijn twee verschillende werelden. Het is de gecontroleerde communicatie (UC) versus de anarchie (SN)”, zegt Piet. De vraag is: hoe zoek ik de grens op zodat mijn businessmodel gewaarborgd blijft versus de buitenwereld’? Een belangrijk instrument hiervoor is het in leven roepen van een ICT Beleidsplan, waar vier kaders inzitten, te weten: organisatie, processen, applicaties en processen. “Hiermee kan je je bedrijf én medewerkers beschermen, bijvoorbeeld hoe je eigen bedrijf op Hyves presenteert. Help je mensen hoe je op Hyves bekend wilt worden. Geef een format! vervolgt hij. Er moet een ‘Code of conduct’ afgesproken worden waar een balans is tussen de ‘nieuwe vrijheid’ en veiligheid.

Arjan Radder, Sales Leader Social Software van IBM vertelt over hoe 340.000 IBM-medewerkers verdeeld over 170 landen, verspreid over 2000 locaties slim en snel kunnen communiceren. Het gebruik van persoonlijke kennisprofielen, blogs, communities, instant messaging etc. is binnen IBM gemeengoed en bespaart IBM jaarlijks vele miljoenen dollars. Vanaf de jaren 80 werkt IBM met Blue Pages de (interne Linked IN, of Face book).

De fase waar IBM nu in zit is Highly interactive and reputation based typisch 2.0. Dit houdt in dat het accent ligt bij de content. Welke content is belangrijk en wat wordt door veel mensen bekeken en hoog gewaardeerd?

De communicatiestrategie van IBM levert vele voordelen op, zoals:

• Tijdwinst: mensen kunnen elkaar makkelijker en sneller vinden
• 40.000 externe blogs zorgen voor een enorme interne communicatie dan de afdeling interne communicatie zelf kan verzorgen
• Blogs in de content van nieuwe producten. Samen met klanten kunnen we ‘interaction’ hebben en producten verbeteren. Dat kan dan sneller naar de markt gebracht worden. Je hebt ook contact met eindgebruikers
• Social bookmarking is het delen van elkaars bookmarks. Je kan je eigen bookmark delen. Dit is een enorme verbetering in het delen van kennis.
• Communities vallen en staan bij de passie die mensen hebben over het onderwerp. IBM heeft bijvoorbeeld de Lotus Business Partner community en de zweefvliegcommunity. Er is wel een corporate guideline, hoe om te gaan met communities.
• Thinkplace. Dit is een ideeënbox 2.0. Dit heeft al een enorme omzet gegenereerd.

“Instant Messaging en webconferencing. Echt! De tijd is voorbij dat u bang moet zijn dat medewerkers gaan chatten binnen werktijd. Ik garandeer u binnen een paar dagen is chatten voorbij en dan gebruiken ze het als een snel middel om informatie uit te wisselen. Bij IBM wordt Instant Messaging zelfs als eerste hersteld mochten alle systemen uitvallen”, aldus Arjan.

Als je denkt aan het kader van Social Networking meets Unified Communications is het volgens Arjan nog noemenswaardig om realtime te gaan communiceren, broadcast en je Skill Taps aan je netwerk toe te voegen (je kan bijvoorbeeld gebruik maken van de passie van een community om snel antwoorden te krijgen). Het is ook makkelijk om toepassingen te integreren, zoals office integration, internet integration, share point en blackberry.

Als laatste behandelde Arjan nog wat klantcases, waaronder de Deutsche Bank. Zij wilden één omgeving en alle tools laten integreren. Het was de enige manier om een groot bedrijf (75.000 mensen) te laten communiceren als een klein bedrijf. Informatie is belangrijk maar mensen zijn als het er op aan komt de sleutel, had ook de Deutsche Bank ondervonden.

Het seminar werd afgesloten met een (netwerk) borrel alwaar nog lang nagepraat werd over deze interessante onderwerpen.

Unified Communications expert: