De grootste particuliere werkgever TNT biedt bedrijven en consumenten wereldwijd een breed scala aan post- en expressdiensten. Voor de maandelijkse rapportages werd Business Intelligence software geïmplementeerd. Men kan nu razendsnel decentrale gegevens samenvoegen, versneld data controleren en geanalyseerde KPI's inzichtelijk weergeven.

Crime

De afdeling Corporate Audit Services is wereldwijd verantwoordelijk voor de interne auditfunctie. De afdeling bestaat uit in totaal 45 mensen. Maandelijks stellen drie senior managers rapportages op voor het hoofd van de afdeling. En juist daar wrong in het verleden de schoen. “Die rapportages ontbeerden namelijk een vaste structuur en eenduidigheid,” vertelt Marcel Smit, Senior Audit Manager bij TNT Corporate Audit Services. “De overzichten, vervaardigd in Excel, waren allesbehalve consistent. Iedereen deed het op zijn eigen manier. Dat maakte het lastig om de gegevens samen te voegen en één afdelingsrapportage op te stellen. Bovendien ging alles handmatig, waardoor het proces veel tijd vergde. Iedere manager moest, elke maand weer, met de hand een rapportagemodel van vijftig (!) pagina’s invullen. Dat was een crime.”

Om die reden ging Corporate Audit Services eind 2005 op zoek naar een alternatieve oplossing. De afdeling stelde een Statement of Requirements  op waarin in detail beschreven werd aan welke voorwaarden de oplossing moest voldoen. “Ten eerste moest zij het consolideren van de decentrale gegevens vergemakkelijken. Ten tweede moest zij het controleren van de betrouwbaarheid van de data versnellen, waardoor we meer tijd zouden overhouden voor het analyseren van de door ons geformuleerde KPI’s. En ten derde moest zij die KPI’s flexibel en inzichtelijk kunnen weergeven,” somt Smit op.

“Ter verduidelijking: de gegevens waar we onze rapportages op baseren, zijn afkomstig uit twee systemen: een urensysteem (Timewatch), waarin we bijhouden hoeveel uren we gepland hebben en hoeveel uren we uiteindelijk besteed hebben, en een financiële applicatie (vroeger een combinatie van Hyperion en Computron, tegenwoordig SAP), waarmee we bijhouden wat we uitgeven aan reizen, hotels en dergelijke. In het verleden kregen we die gegevens handmatig aangeleverd. Wat we het liefst wilden was een oplossing waarbij alle handmatige handelingen geëlimineerd waren en we met één druk op de knop de benodigde gegevens konden oproepen.”

Flexibiliteit

“Vervolgens hebben we bekeken welke applicaties voldeden aan ons programma van eisen. Daarbij hebben we zowel intern als extern ons licht opgestoken. Intern hebben we de mogelijkheid onderzocht om een maatwerkapplicatie te ontwikkelen op basis van Lotus Notes. Extern hebben we twee oplossingen onder de loep genomen: een applicatie van Cube-ICT, een mix van Microsoft Access en Crystal Reports, en QlikView van QlikTech. Na een zorgvuldige afweging viel de keus - voorjaar 2006 – op QlikView.

Het voornaamste argument om voor dit BI-pakket te kiezen, was de grote flexibiliteit, waardoor veranderingen in KPI’s bijvoorbeeld relatief gemakkelijk zijn door te voeren. Een ander belangrijk argument was de mogelijkheid om de applicatie aan meerdere bronsystemen te koppelen. De combinatie van die twee voordelen gaf uiteindelijk de doorslag,” preciseert Smit. De keuze was des te opmerkelijker omdat er binnen TNT veel met Cognosproducten gewerkt wordt, waardoor het een stuk goedkoper zou zijn geweest om daar op voort te borduren. “Maar die oplossing bood niet de flexibiliteit die we zochten, dus die hebben we niet meegewogen.”

In het volledige artikel...
Door middel van onderstaande download button ontvangt u het volledige artikel 'Case Business Intelligence (BI) software voor maandelijks managementrapportges'. Hier komen tevens de volgende onderwerpen aan de orde:
 

·               Cultuuromslag

·               Conclusie

Voor meer relevante informatie zie:
- Business Intelligence (BI) software