Binnen zorgorganisaties spelen informatieverzameling, -uitwisseling en -registratie een belangrijke rol. Informatie is bijvoorbeeld noodzakelijk voor het patiëntendossier, de overdacht, kostenberekeningen en differentiatie en niet in de laatste plaats verantwoording van de verleende zorg. Binnen veel organisaties vindt de informatieverzameling, -registratie en –verwerking op papier plaats.

Een praktijkvoorbeeld

Een zorgverlener vult op het papieren formulier in welke werkzaamheden zij vandaag bij de patiënt/cliënt verricht heeft, hoe het met de patiënt/cliënt ging, welke medicijnen zij gehad heeft etc. Ook registreert zij haar werktijd op het urenregistratieformulier (ze heeft geen horloge om, dus gokt de tijd) en vult het overdrachtsformulier voor haar collega in. Al met al zit ze zo’n 10 minuten op de zorglocatie het dossier bij te werken. Ze heeft er een hekel aan, doet het altijd zo snel mogelijk en vind het jammer dat ze haar tijd niet aan zorgverlening kan besteden. Aan het eind van de week ligt er bij de patiënt/cliënt een map met informatie over de hele week. Deze informatie moet vervolgens door de zorgverlener meegenomen worden naar het kantoor. Het kantoor ligt niet op de route, maar ze moet de map vrijdags voor 17.00 uur inleveren. Dus toch maar even omrijden. Op maandag ligt er een hele stapel mappen op de registratieafdeling. De medewerkers van de afdeling voeren alle informatie in in een computersysteem. Dit is een hele klus omdat er meestal wel ergens informatie ontbreekt. Soms wordt er een vakje niet aangekruist of is slecht leesbaar en ook is er soms te weinig ruimte voor alle informatie op het formulier te noteren etc. Aan het eind van de week is de afdeling klaar met het invoeren van de informatie en kunnen de gegevens geanalyseerd worden. Vrijdags komt de volgende stapel dossiers binnen dus op maandag begint het hele informatieverwerkingsproces weer opnieuw.

Ondertussen is er bij de patiënt/cliënt iets niet goed gegaan bij de overdracht naar de nieuwe week. De zorgverlener die deze maandag bij de cliënt komt heeft wel het overdrachtsformulier gelezen, maar had toch meer informatie nodig die in het dossier van vorige week zat. Nu moest de cliënt dus noodgedwongen zelf maar een toelichting geven. Gevolg: zorgverlener gefrustreerd en cliënt ontevreden.

Problemen bij zorgregistratie

Uit het bovenstaande praktijkvoorbeeld blijkt al dat zich bij deze vorm van zorgregistratie een aantal problemen kunnen voordoen:

·         Invullen van de formulieren is een tijdrovende klus;

·         Er moeten verschillende formulieren ingevuld worden;

·         Invullen van de formulieren gebeurt onnauwkeurig;

·         Invullen van de formulieren gaat gepaard met fouten;

·         Overbrengen van zorgdossier van cliënt naar zorgkantoor is inefficiënt;

·         Verwerken van formulieren in computer is tijdrovend en kan problemen opleveren (bij fout ingevulde, onleesbare of onvolledige formulieren);

·         Een analyse van de gegevens is pas op termijn beschikbaar.

Daarnaast heeft de invoering van wettelijke maatregels als de AWBZ-brede Zorgregistratie (AZR) tot gevolg dat de registratie van informatie in de toekomst tot op 5 minuten nauwkeurig moet zijn om een juiste verantwoording van bestede uren en zorgtaken te kunnen geven. Ook neemt de concurrentie op de zorgmarkt toe. Een goede concurrentiepositie is mede afhankelijk van een goed registratiesysteem.