Iedereen kent het CBR. De instantie die aan de basis ligt van het felbegeerde roze papiertje. Om aan de procesgang voor het weer kwijtraken van het rijbewijs beter gestalte te kunnen geven is er een nieuw BPM systeem ontwikkeld dat zorgt voor de volledige aansturing en afhandeling van de politiemededelingen die binnenkomen.

Op jaarbasis komen er bij het CBR ongeveer 20.000 (!) mededelingen via de politie bij de Divisie Vorderingen van het CBR binnen. Het leeuwendeel van die mededelingen heeft betrekking op gevallen waarbij sprake is van alcoholgebruik in het verkeer en waarop door de politie actie is ondernomen. Frans Korpel, hoofd Divisie Vorderingen, licht toe: ‘Onze divisie is er voor om uitvoering te geven aan de vorderingsprocedures die door de politie in gang worden gezet. Dat gaat dan inderdaad in de meeste gevallen om mensen die met alcohol op achter het stuur zijn gaan zitten en waarmee problemen in het verkeer zijn ontstaan. Aan die vorderingsprocedure zit een tweetal maatregelen: voor de lichte gevallen is dat het verplicht volgen van een cursus EMA (Educatieve Maatregel Alcohol). En voor de zwaardere gevallen geldt dat zij hun rijbewijs kwijtraken na een onderzoek naar de geschiktheid. Maar dit zijn niet de enige groepen mensen waarmee wij te maken hebben. Er kan ook sprake van ongeldig verklaren van het rijbewijs zijn in het geval mensen om medische rede­nen bijvoorbeeld niet meer in staat zijn te voldoen aan de gestelde eisen voor een rijbewijs.

Maar aan zo’n vorderingsproces zitten heel wat stappen.’ Tot dit jaar werd die hele procedure grotendeels op  basis van papier afgehandeld. Korpel: ‘Na de mededeling van de politie komt het proces op gang. Er moeten verklaringen worden opgevraagd, medische rapporten, laboratoriumrapporten, psychiatrische onderzoeken etc. Het hele traject is een bestuursrechtelijke procedure, dus dat betekent ook nog eens dat er bezwaar mogelijk is voor de betrokkenen. Met aansluitend daarop bij elke (tussen)beslissing beroep, hoger beroep tot aan cassatie toe. De weerslag daarvan kwam op papier en zat in dikke dossiers, van gemiddeld zo’n 50-60 pagina’s per geval. Het is een strenge maatregel, dus daar moet je heel zorgvuldig mee omgaan. En dan kan zo’n traject nog behoorlijk lang duren, tot maximaal twee jaar.’ En dat met al dat papier.

Korpel c.s. had allang door dat dat op termijn geen haalbare kaart zou blijven. ‘Er werd wel gebruik gemaakt van een systeem, het Vordering Systeem, maar dat was een stuk maatwerk op een Access database. En bovendien was dat systeem voornamelijk bedoeld om het proces te begeleiden. De informatie stond nog altijd voor het grootste deel op papier.’

Documentmanagement, workflowmanagement en BPM
We hebben in 2004 een extern adviseur in de arm genomen om ons te begeleiden naar een nieuwe situatie, waarbij we een aantal wensen hadden geformuleerd. Geen maatwerk was er één, maar daarnaast wilden we gebruik maken van documentmanagement functionaliteit, workflow management om de processen aan te sturen en ook een business process management insteek was niet onbelangrijk: we wilden de procesgangen eens goed in kaart (laten) brengen, zodat we vanuit die vernieuwde inzichten een geautomatiseerd systeem voor de ondersteuning van onze medewerkers konden introduceren.’ Na die vraag om informatie (RFI) werd er een zoektocht in de markt uitgezet (RFP). Korpel: ‘Daarbij kwam Consilience absoluut als beste naar voren. Prijs/prestatie speelde uiteraard een rol, maar zeker ook de organisatie die erachter zat. We wilden er zeker van zijn dat er een ‘klik’ was met onze eigen mensen.’