Performance Management
Wat maakt een Management Informatie (MI) project tot een succes? In onze ogen is een project een succes als de gevraagde output naar tevredenheid van de klant wordt opgeleverd binnen de geplande tijd en budget.

Moderne managementinformatiesystemen worden met behulp van zogenaamde business intelligence tools uitgevoerd, meestal in combinatie met datawarehouses. Hierin wordt data uit de gehele organisatie verzameld en samengevoegd tot managementinformatie. Deze MI projecten zijn veelal complex en vaak onvoldoende transparant. Door echter gebruik te maken van de beproefde projectmethodiek VisionGuide, wordt zowel de complexiteit teruggedrongen als de transparantie verhoogt. Toepassing  van VisionGuide leidt voor de klant tot meer inzicht om een MI project aan te sturen.

Valkuilen

Naast de valkuilen die voor elk project gelden, zijn er ook een aantal specifieke valkuilen voor MI projecten. Specifieke valkuilen die zich in een MI project kunnen voordoen hebben vooral betrekking op de projectinrichting, overdracht/communicatie, wachttijden, datakwaliteit en infrastructuur. Door een ondoorzichtige projectaanpak wordt de klant hiermee veelal pas geconfronteerd als het te laat is. In dit artikel wordt met name ingegaan op de eerste drie valkuilen. Daarna wordt aangegeven hoe VisionGuide helpt deze valkuilen te omzeilen.

De eerste specifieke valkuil voor een MI project (geen goede projectinrichting) wordt veroorzaakt, doordat vooraf in de projectdefinitie geen duidelijke afbakening in kleinere deelprojecten en fasen is gemaakt. Hierdoor wordt het MI project slecht beheersbaar, waardoor het project in tijd en geld kan uitlopen. Daarbij neemt tevens de kans significant toe dat de klant niet de managementinformatie krijgt welke hij verlangt.

De tweede valkuil betreft de overdracht/communicatie tussen de verschillende benodigde specialismen in een MI project. Een MI project vergt veel verschillende kennis en kundes; zo zijn er bijvoorbeeld informatieanalisten, datawarehouse- en BI-ontwikkelaars nodig. De inzet van consultants die slechts in een beperkt aantal specialismen kunnen worden ingezet, levert bij de overgang tussen projectfasen telkens overdrachtsmomenten op. Teveel of slecht uitgevoerde overdrachtsmomenten leidt tot inefficiëntie en vergroot eventueel zelfs de projectrisico’s.

De derde valkuil tenslotte, betreft de wachttijd, oftewel slack-time, die mede als gevolg van de voortdurende nauwe interactie met de klantorganisatie ontstaat. Deze interactie is noodzakelijk om het eindresultaat van een MI project beter op de specifieke klantwens af te stemmen, maar hierdoor wordt het ontwikkelproject wel afhankelijk van de beschikbaarheid van diezelfde klant. Hierdoor kan slack-time ontstaan die, als dit niet goed wordt gemanaged, leidt tot overschrijdingen van  het projectbudget en gewenste doorlooptijd.

De Projectmethodiek

Een specifieke aanpak voor MI projecten is dus noodzakelijk om de valkuilen te omzeilen. VisionGuide is zo’n methodiek die specifiek voor MI projecten is ontwikkeld en inmiddels veelvuldig in projecten is toegepast. VisionGuide gaat uit van het opsplitsen van projecten in kleine, beheersbare deelprojecten. Per deelproject worden vervolgens ontwikkelfasen onderkend. Deze kunnen min of meer parallel worden doorlopen. Voor de algehele projectbesturing kan VisionGuide worden aangevuld met algemene projectmanagementmethodieken, zoals bijvoorbeeld Prince2.

In een MI project dient onderscheid te worden gemaakt naar deelprojecten en ontwikkelfasen.

Om MI projecten beheersbaar te maken, worden deze eerst opgeknipt in deelprojecten; dit zijn afgebakende delen van het totale MI project welke op zichzelf staande projecten zijn. Deelprojecten hebben een duidelijk begin in de vorm van een Project Initiatie Document en een duidelijk einde. Dit laatste in de vorm van een werkende (deel) oplossing, bijvoorbeeld een managementrapport. Belangrijk is dat deelprojecten een beperkte doorlooptijd hebben, idealiter van 6 – 12 weken. Hierdoor kan makkelijker op wijzigende klantvragen worden ingespeeld en worden projectrisico’s aanmerkelijk teruggedrongen.

Elk MI deelproject bestaat weer uit 9 ontwikkelfasen. Elke fase onderscheidt zich door een specifiek doel en output. Daarnaast bestaat er in volgorde een verband tussen de verschillende fasen, zie figuur 1. De output van de ene fase is weer input voor één of meerdere volgende fasen. In het extreme geval betekent dit dat alle fasen sequentieel worden uitgevoerd. In de praktijk kunnen fasen echter min of meer parallel worden uitgevoerd waarbij een natuurlijke interactie tussen opeenvolgende fasen flexibel plaats vindt. Voordeel hiervan is dat de doorlooptijd van het project sterk wordt verkort.

De ontwikkelfasen

In de ontwikkelfasen kan globaal gezien een analysefase en een realisatiefase worden onderscheiden. De analysefase bestaat uit de fasen Architectuur & Infrastructuur, Informatie Analyse, Bron Analyse, Functionele Output Analyse en Data Modellering. De realisatiefase bestaat uit Realisatie Technische infrastructuur, Realisatie Back-end en Realisatie Front-end.

Het doel van de technisch gerichte fase Architectuur & Infrastructuur is het ontwerp van een schaalbare MI architectuur en infrastructuur die de informatiebehoeften ondersteunt. Keuzes ten aanzien van hard- en software en de inrichting ervan worden gemaakt. In de fase Realisatie Technische Infrastructuur wordt de MI hard- en softwareomgeving ingericht.

Door middel van onderstaande button kunt u meer informatie over Visionguide downloaden. Hier wordt verder ingegaan op de ontwikkelfasen, het belang van multi-functionele teams en wordt er een conclusie gegeven. U onvangt dan het volledige artikel 'Visionguide: routekaart voor de ontwikkeling van Management Informatie'.