Ondernemingsplanningen zijn toekomstgericht en drukken de doelstellingen uit in cijfers. Hierbij kunnen ervaringscijfers behulpzaam zijn bij het bepalen van bijvoorbeeld gemiddelde betalingstermijnen van handelsdebiteuren.

Om de planning te controleren en dus betrouwbaar te houden is het zaak de op het verleden gebaseerde ervaringscijfers regelmatig te vergelijken met de werkelijkheid. De actuele cijfers geven aan of de planning realistisch was, of dat bijstelling noodzakelijk is. Voor vorderingen en verplichtingen zijn hierbij de volgende principes van toepassing:

1.      Beschikbare werkelijke cijfers vormen het uitgangspunt voor de budgetten.

2.      Betalingstermijnen uit het verleden kunnen niet klakkeloos worden overgenomen. Nauwkeurige analyses van afwijkingen dienen met regelmaat te worden gemaakt.

3.      Indien afwijkingen geconstateerd worden, is de noodzaak om te corrigeren groter naarmate de werkelijke cijfers van recentere datum zijn.

Deze drie principes worden in het navolgende toegelicht aan de hand van betalingstermijnen voor handelsdebiteuren en handelscrediteuren. Hiermee wordt het initiële budget opgesteld. In een latere fase wordt onderzocht in hoeverre bijstelling van de geplande betalingstermijnen noodzakelijk is.

Betalingstermijnen

Betalingstermijn van de handelsdebiteuren:

Vorderingen op handelsdebiteuren x 360

----------------------------------------------------------

Omzet

Dit kengetal geeft aan na hoeveel dagen de handelsdebiteuren gemiddeld de facturen betalen. De hoogte van dit getal hangt zeer af van de mate waarin (te) late betaling wordt toegestaan (= het debiteurenbeheer). Hoe lager dit kengetal, hoe beter dat is voor de liquiditeit.

Betalingstermijn van de handelscrediteuren:

Vorderingen op handelscrediteuren x 360

-----------------------------------------------------------

Inkopen + Materialen + Werk van derden

Dit kengetal geeft aan na hoeveel dagen de handelscrediteuren gemiddeld betaald worden. Hoe hoger dit getal, hoe beter dat is voor de liquiditeit.

Beide kengetallen zijn van strategisch belang voor de liquiditeit van een onderneming en hebben een wezenlijke invloed op het werkkapitaal. Bij het budgetteren is het van belang om beide kengetallen realistisch in te schatten. Een gedegen analyse van ervaringscijfers is hiervoor een belangrijk hulpmiddel.

Betalingstermijnen stap-voor-stap

1.      Bepaling van de gemiddelde betalingstermijnen op basis van de werkelijke cijfers van het afgelopen jaar.

2.      Verwerking van deze betalingstermijnen in het budget voor het nieuwe jaar.

3.      Regelmatige analyses van werkelijke cijfers en vergelijkingen van deze cijfers met het budget.

4.      Nagaan of op basis van de actuele cijfers een nieuwe forecast op basis van opnieuw bepaalde betalingstermijnen noodzakelijk is.

Met name de laatste stap is van groot belang en sluit aan bij de hiervoor besproken drie principes. Hoe recenter de werkelijke cijfers, hoe groter de invloed op de planningsfactoren.

Bij het beoordelen van afwijkingen is het van belang zowel de eindsaldi als de grootte van de mutaties te analyseren en de oorzaak van deze verschillen te verklaren. Indien daarbij wezenlijke verschillen worden vastgesteld, dan moet men concluderen dat de oorspronkelijke planning niet meer realistisch is. Het opstellen van een gewijzigde forecast ligt dan voor de hand.

De oorzaken van de geconstateerde afwijkingen kunnen divers zijn en dienen natuurlijk terdege geanalyseerd te worden. Los van de uitkomst van die analyse verzekert men zich door een gewijzigde forecast op te stellen van een betrouwbaardere planning, gebaseerd op de meest recente cijfers en inzichten.