Als relaties u vragen wat uw onderneming zo verschillend maakt van de concurrentie, wijst u waarschijnlijk niet op uw mooiere pand of uw glimmende brochures. U zult wijzen op de unieke kennis waarmee u uw klanten net even iets beter, sneller, klantvriendelijker of goedkoper kunt bedienen.

Het concreet benoemen van uw unieke kennis is vaak lastig. Het wordt helemaal lastig als u moet aangeven wat u doet om te voorkomen dat deze kennis uw organisatie uitwandelt. Gelukkig hoeft u de unieke kennis in uw bedrijf niet aan het toeval over te laten: kennismanagement is uw redding!

Productiefactor

Kennis vormt al jaren de belangrijkste productiefactor van vele ondernemingen. Tijd dus om uzelf serieus af te vragen of u voldoende doet aan het behoud van kennis in uw organisatie. Mogelijk zegt u (terecht): ‘ik zorg goed voor mijn mensen! Ik betaal ze goed, zorg voor goede ontwikkelingsmogelijkheden, een prettige werksfeer, ik ga met ze karten en steengrillen en ik heb een goed verzuimbeleid. Ik heb genoeg geregeld om te zorgen dat mijn personeel de volgende dag weer vol frisse moed aan de slag gaat.

Als u zo denkt, ziet u één ding over het hoofd. Zeker is een goed personeelsbeleid van essentieel belang. Maar u ondervangt daarmee niet gericht het risico dat cruciale kennis uw bedrijf kan verlaten. U kijkt daarbij ook niet of de kennis in de hoofden van uw medewerkers nog voldoende aansluit op uw organisatiedoelen. Er ontbreekt dus een rechtstreekse link tussen uw strategie en de daarvoor benodigde kennis! Die leegte vult kennismanagement.

Verankerd

Er zijn grofweg twee manieren hoe uw bedrijf kennis kan benaderen. Volgens de eerste benadert u kennis als een ding. Er is dan sprake van ‘expliciete kennis’. U kunt deze kennis op voorraad houden, op papier zetten of in een computer stoppen. Anderen kunnen de opgeslagen kennis gebruiken. Om kennis te bewaren zult u vaak zaken als databanken, digitale archieven en workflowsystemen opzetten. U kunt kennis ook zien als een onderdeel van een mens. Er is dan sprake van ‘impliciete kennis; datgene wat in het hoofd van de mens omgaat. Alleen data kan buiten de mens bestaan, niet de impliciete kennis zelf. Mensen hebben het vermogen om deze informatie in daden om te zetten. Dit vermogen – de werkelijke kennis – moet u beheren en ontwikkelen.

Waarschijnlijk is binnen uw bedrijf sprake van beide typen kennis. Voor sommige kennis geldt dat deze valt op te slaan. Andere kennis is alleen verankerd in het hoofd van een persoon met specifieke vaardigheden. Het is daarom noodzakelijk dat u in uw bedrijf beide vormen van kennisbenadering toepast.
Behoud

Hoe kunt u nu zorgen voor behoud van kennis, voorkomen dat kennis bij slechts enkele personen aanwezig is en tijdig de juiste kennis ontwikkelen om uw klanten te bedienen? Er zijn vele wegen die naar Rome leiden, maar het volgende stappenplan is zeker een succesvol model voor het beheren van uw kennis.

Stap 1: bepaal het doel en benoem de aanleiding

Als personeel uw onderneming verlaat, bijvoorbeeld door vergrijzing, vormt dat een goede en concrete aanleiding om aan de slag te gaan met kennismanagement. Ook het beter en sneller willen bemensen van een project kan een aanleiding zijn. U wilt in beide gevallen weten waar welke kennis zit. Bij vergrijzing wilt u weten of u een risico loopt, bij het bemensen van een project wilt u dat de kennis van mensen doorslaggevend is bij het participeren.

Stap 2: bepaal welke kennis belangrijk is

‘If we only knew what we know’; wisten we alleen maar wat we weten. U wilt dit ook weten, maar dan alleen voor zover dat van belang is voor het bereiken van uw doel!

Het is daarom goed om eens samen met een aantal doorgewinterde medewerkers en jonge talenten vast te stellen om welke kennis het in uw bedrijf nu eigenlijk draait.

Stap 3: wie weet wat?

Koppel uw werknemers aan de kennisgebieden die u als relevant/belangrijk heeft aangemerkt. Het is een vereiste om dit simpel te houden en aan de hand van maximaal drie kennisniveaus mensen in te delen. U kunt werken met termen als basiskennis, gevorderde kennis en specialistische kennis.

Afhankelijk van het aantal mensen in uw organisatie, het type werk en de mate van scholing (hoog/laag) zijn er verschillende manieren om inzichtelijk te maken wie welke kennis bezit. Intercollegiale toetsing en het in kaart brengen van kennis tijdens afdelingsbijeenkomsten werkt snel en goed. U kunt dan meteen uitleggen waarom u kennis in kaart wilt brengen. Het is ook mogelijk kennis via het internet te laten ingeven, bijvoorbeeld door leidinggevenden.

Stap 4: analyse & maatregelen

Nadat u een bak met gegevens heeft vergaard is het tijd voor de analyse. U kunt verschillende dwarsdoorsneden van de kennis in uw bedrijf maken. U kunt een eenvoudige analyse uitvoeren door simpelweg te bekijken op welke gebieden u nog geen kennis heeft of waar u maar één kennisdrager heeft. Ga vervolgens na of actie hierbij noodzakelijk is. U kunt de kennis in uw bedrijf ook analyseren door te kijken naar die kennis waarvan u vindt dat deze gezien uw bedrijfsdoelen strategisch is: heeft u op die gebieden voldoende mensen in huis?

U zult merken dat u na deze simpele analyse meer stof tot nadenken heeft. Welke norm moet u zichzelf eigenlijk stellen: wanneer heeft uw bedrijf voldoende kennis in huis en wanneer heeft u een probleem? En: hoe ziet een ideale medewerker er uit? Heeft deze een brede kennis van veel gebieden of is hij vooral specialist (of beiden)?