De kern

Het succes van effectieve personeelsplanning neemt toe naar mate het meer is afgestemd op de klantvraag en marktontwikkelingen’. Als je weet wat de klant wil, weet je ook hoeveel en welke soort producten/diensten daarvoor nodig zijn. Natuurlijk zijn meer of andere criteria te bedenken, maar zonder klant in het vizier neemt de effectiviteit niet toe. Veel organisaties gebruiken personeelsplanning als een middel om het dagelijkse productieproces te sturen. Het risico is dat de inzet van mensen zowel op korte als lange termijn niet effectief in speelt op de behoefte van de klant.

De aanpak

Onderstaande stappen hebben in de praktijk bewezen een invulling aan effectieve personeelsplanning te geven. Na deze 5 stappen is duidelijk hoeveel medewerkers er nodig zijn, wat ze moeten kunnen en is dat vertaalt naar acties die leiden tot de ‘juiste man op de juiste plek’.

Stap 1

In de eerste stap brengt u de kaders in beeld en geeft u antwoord op de volgende vragen: wat zijn de wensen van de klant, wat zijn de bedrijfsdoelstellingen, welke marktontwikkelingen zijn er, wat zijn de verwachte opbrengsten, wat zijn de toegestane kosten, wat is de winstdoelstelling?

Maak een inschatting van het werkpakket (activiteiten) op korte en middellange termijn: welke producten en diensten worden afgezet en hoeveel producten en diensten worden afgezet?

Deze gegevens vormen de randvoorwaarden voor de vervolgstappen.

Stap 2

Stel de verwachte aard van de arbeidscapaciteit vast. Vertaal het werkpakket (activiteiten) naar functies, kenniseisen en kerncompetenties die passen bij de producten, doelstellingen en marktontwikkelingen.  

Stap 3

Stel de verwachte hoeveelheid arbeidscapaciteit vast. Stel de normen per activiteiten en effectieve inzet per medeweker vast. Bereken het aantal benodigde medewerkers per functie(groep) op korte en langere termijn.

Stap 4

Stel vast welke functies, kennis, competenties en hoeveelheid medewerkers er in de huidige situatie zijn. Maak gebruik van bestaande informatie bronnen (functiebouwwerk, personeelsinformatiesysteem, procesbeschrijvingen en bestaande normtijden). Mocht een van deze bronnen ontbreken dan is het raadzaam onderzoek te doen naar ontbrekende informatie.

Stap 5

In de laatste stap wordt duidelijk wat het verschil is tussen de gewenste en aanwezige arbeidscapaciteit, de delta tussen IST en SOLL. Stel op basis van de delta vast met welke middelen/ acties medewerkers in- door of uitstromen.