Boeken en computers. Het lijken twee werelden apart, maar dat is slechts schijn. De computer is noodzakelijk om het boekbedrijf verder te helpen. Boekhandels Groep Nederland kan niet meer zonder netwerk. Hoe ICT strategisch wordt ingezet in het traditionele winkelbedrijf om te innoveren.

De boekenwereld heeft de afgelopen eeuwen heel wat stormen overleefd. Ook de komst van digitale concurrenten als Amazon en BOL.com heeft de respectabele sector uiteindelijk niet wezenlijk geraakt. Nu het stof na de internethausse is neergedaald blijkt de boekhandel ICT volledig te hebben geaccepteerd.

‘ICT is voor ons van strategisch belang. Niet alleen voor de verbetering van onze bedrijfsprocessen, maar ook voor het contact met onze klanten.’ Dat zegt Jan Vink, directeur van BGN-ICT. Zijn bedrijf is verantwoordelijk voor de ICT-voorzieningen van de Boekhandels Groep Nederland (BGN).

BGN is een keten waar de meeste grote boekwinkels in Nederland deel van uitmaken. Bekende namen zijn ondermeer Broese (Utrecht), Donner (Rotterdam) en Scheltema (Amsterdam). In totaal bestaat de keten uit acht grotere met daarom heen tientallen kleinere (studenten)boekwinkels en een logistiek centrum in het oosten van het land. ‘Na een periode waarin onze boekwinkels tamelijk autonoom met automatisering omgingen, is zo’n drie jaar geleden besloten om een einde te maken aan de wildgroei. Standaardisatie, consolidatie en centralisatie zijn het parool. Om de kosten te drukken, de boel beheersbaar te houden en verder te kunnen groeien.’

Server Based Computing

BGN is overgestapt op Server Based Computing. Het op een centrale locatie draaien van de bedrijfskritische applicaties, zoals kassasystemen, voorraadbeheer en financiële administratie, brengt intensieve datacommunicatie tussen de vestigingen en de centrale systemen met zich mee. De inrichting van een stervormig netwerk ligt voor de hand. ‘We beschikten over framelay-verbindingen met snelheden variërend van 64 tot 128 KB. Dat was te weinig.

Kostenbesparing door centralisatie

Als we de verbindingen met alle vestigingen zouden upgraden naar vaste 2MB-huurverbindingen, kwamen de kosten op meer dan 750.000 euro per jaar. Dat moest goedkoper kunnen.’

VPN en security

Internet-access verloopt via een centrale poort. Zware WatchGuard firewalls bewaken het VPN. Deze firewalls en de verschillende internetverbindingen worden geloadbalanced en extra beveiligd door Radware LinkProof en Fire-Proof systemen. Een internet-VPN stelt zware eisen aan de beveiliging en de prestaties van de infrastructuur. Die eisen zullen alleen maar zwaarder worden met het toenemende verkeer en de zich uitbreidende toepassingen. ‘Als je dat vanaf het begin niet goed regelt, kun je wel ophouden. Het beheer is uitbesteed. ‘Ik hoef me geen zorgen meer te maken over de beveiliging. Die is afdoende, zo bleek maar weer tijdens de recente virusaanvallen. We kregen duizenden besmette mailtjes per dag op ons af. Geen enkele is doorgedrongen tot het netwerk.

Besparingen op voorraadbeheer

Het stroomlijnen van de bedrijfsprocessen, vooral het voorraadbeheer, heeft tot aanzienlijke besparingen en efficiencywinst geleid. ‘Om een voorbeeld te geven: vroeger keken de vestigingen alleen naar hun eigen voorraden. Als een boek was uitverkocht, bestelden ze gerust een x-aantal exemplaren bij. Nu zijn ze in staat om na te gaan of het boek in een van de andere winkels op voorraad is en laten ze het daar vandaan komen. Er hoeft dan geen geld in “dode voorraad” gestoken te worden.’

Meer informatie
Door middel van onderstaande button kunt u meer informatie downloaden. Hier wordt verder ingegaan op VPN en security, standaardisatie en centralisatie ICT. U ontvangt dan het volledige artikel 'E-mail management raakt gehel organisatie'.