Binnen het VUmc was het gebrek aan beleidscommunicatie een groot knelpunt. Uit een tevredenheidsonderzoek bleek dat de medewerkers ontevreden waren over de communicatie van de raad van bestuur. De afgelopen jaren is hierin fors geïnvesteerd, met het doel tot een meer interactieve beleidsvorming te komen. In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de nieuwe, open cultuur van communiceren in het VUmc.

Het VU medisch centrum (VUmc) ontwikkelt zich in snel tempo van een klein, traditioneel academisch ziekenhuis naar een middelgroot, innovatief academisch medisch centrum. Het ziekenhuis is in 2001gefuseerd met de medische faculteit, waardoor patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs beter met elkaar kunnen integreren. De organisatie is gekanteld, zoals dat in jargon heet, zodat deze academische kerntaken op een zo laag mogelijk niveau kunnen integreren.

Speciale aandacht besteden we aan een experiment op internet, waarbij een groot aantal leidinggevenden gedurende enkele weken kon discussiëren over het meerjarenbeleid van het VUmc.

Experiment: internetdiscussie

Om interactieve beleidsvorming verder te stimuleren heeft de raad van bestuur VUmc een internetdiscussie over meerjarenbeleid opgezet. Deze discussie is gedurende ruim drie weken in februari 2004 gevoerd aan de hand van een notitie met de titel Gerichte Groei: meerjarenbeleid VUmc 2004 - 2009. De notitie was geen kant en klare notitie, maar een raamwerk. Het was een beleidsvisie-in-wording met nog veel grijze en witte plekken, hier en daar onevenwichtig en in telegramstijl, maar wel met een verklarende woordenlijst. Bewust heeft de raad van bestuur deze notitie in een vroeg stadium van beleidsontwikkeling voorgelegd aan leidinggevenden en vertegenwoordigers van adviesorganen. Op deze wijze wil het bestuur zich open stellen voor commentaar uit de organisatie en hoopt zo tot een gedragen en gedeeld meerjarenbeleid te komen.

Een meerjarenbeleid dat zich kenmerkt door ambities, concrete - liefst meetbare - resultaten én realiteitszin om geformuleerde doelen en aanpak daadwerkelijk uit te voeren.

Opzet van de discussie

Om deze doelstelling te realiseren is er een nieuwe werkwijze geïntroduceerd: een discussie op een besloten internetsite. Op de site stond software die interactieve discussie faciliteert. De site was voor de 180 uitgenodigde deelnemers toegankelijk via een instructiekaart, een gebruikersnaam en een wachtwoord. De inbreng van een deelnemer was herkenbaar en niet anoniem voor andere deelnemers. Dit om de transparantie van de beleidsvorming te bevorderen.

Genodigden konden op verschillende manieren aan deze aanpak meedoen:

-          inloggen en een kijkje nemen op de site: welkom, actueel, achtergrond en instructie (sessie 1);

-          een cijfer geven aan 10 stellingen, waarvan 5 over de inhoud van de notitie en 5 over de werkwijze via internet (sessie 2);

-          een algemene reactie geven op de notitie (sessie 3);

-          en/of een reactie geven op de hoofdstukken uit de notitie meerjarenbeleid (sessies 4 t/m 11);

-          op de reactie van een andere deelnemer reageren (in de sessies 3 t/m 11).

Deelnemers konden zelf tijdstip en plaats van inloggen bepalen.

Door middel van onderstaande button kunt u meer informatie over deze case downloaden. Hier wordt verder ingegaan op het verloop van dit experiment. U ontvangt dan het volledige artikel 'Case Internetdiscussie voor beleidscommunicatie'.

Lees ook de artikelen:

- Ervaar groepsbesluitvorming met EVS
- Ontwikkelingsfase EVS