RESULTAATGERICHT STUREN BIJ EEN GEMEENTE
Aan de hand van de programmabegroting

Marcel Kruger, Resultaatgericht sturen
Strategiegedreven Performance Management of Resultaatgericht(er) Sturen is een integraal managementsysteem waarmee prestatiemeting en -sturing op alle niveaus binnen de gemeente (organisatie, afdelingen en individueel) in onderlinge samenhang wordt geregeld en waarbij de organisatiestrategie altijd centraal staat.

Iedere gemeentelijke organisatie dient een duidelijke missie, ambitie en strategie te hebben. Om te kunnen slagen, moet die strategie door iedereen in haar organisatie worden begrepen en uitgevoerd. Met andere woorden: de strategie moet worden vertaald naar doelgerichte acties tot op de werkvloer, daar waar strategie uiteindelijk succesvol moet worden gemaakt. Complicatie daarbij is dat traditionele managementsystemen (meestal: budgetten) hier ernstig tekortschieten, vooral omdat de koppeling naar de organisatie- en programmastrategie ontbreekt en uitsluitend wordt gestuurd op niet samenhangende (financiële) prestaties.

Toepassing van de methodiek van Resultaatgericht(er) Sturen maakt een logische ordening mogelijk van kaderstelling, programmamanagement en uitvoeringsmanagement. Deze methodiek is daarom uitermate geschikt voor de organisatie van de begrotings- en P&C cyclus van de gemeente. Daarbij kan enerzijds antwoord worden gegeven op de vraag hoe resultaatgerichter kan worden gestuurd aan de hand van de programmabegroting of anderzijds hoe de gemeente haar eigen organisatie resultaatgerichter kan besturen vanuit bedrijfsvoering.

Essentieel hierbij is het kunnen beschikken over de juiste informatie. Elke cyclus heeft informatie nodig om kaders te stellen om te kunnen plannen en om te kunnen controleren en verantwoorden. Het aggregatieniveau van die informatie is evenwel verschillend. In dit artikel wordt eveneens beschreven hoe men dit proces effectief kan realiseren (zie ook de paragraaf: ‘De bijdrage van Management Informatievoorziening aan resultaatgerichter Sturen’).

Organisatieniveau

Resultaatgerichter Sturen aan de hand van de Programmabegroting

Bij het ontwerp van een systeem van Resultaatgericht(er) Sturen gaat het om het vaststellen van de 'inhoud' van de strategie van een programma op zodanige wijze dat deze communiceerbaar, meetbaar en bestuurbaar wordt. De ontwerpfase heeft als doel de strategie te concretiseren door bestaande individuele mentale modellen van managers te ‘vangen’ en om te zetten naar een gezamenlijk consensus model. Met dit model (de strategiekaart) is de strategie communiceerbaar gemaakt. Daarmee is de basis gelegd voor het meten en besturen van prestaties.

De producten van de ontwerpfase zijn de volgende:

1. Strategisch A4-tje

2. Strategiekaart en strategieverhaal

3. KPI-tabel

4. Confrontatiematrix
(lees ook het artikel 'Ontwerpfase Performance Management')

Deze producten worden voor elk programma uit de programmabegroting opgeleverd in de volgende stappen:

Stap 1 Strategisch A4-tje en ambitie

De beschrijving van de Missie, Bedrijfsfilosofie, Kernactiviteiten, Strategische ambitie en Strategische thema’s van het programma vormt het uitgangspunt voor resultaatgerichte(re) Sturing. Vaak is een dergelijke beschrijving (‘strategisch A4tje’) al in grove contouren aanwezig in de organisatie. De specificatie en kwantificering van de strategische ambitie verdient daarom in veel gevallen de meeste aandacht: wat willen we in kwantitatieve grootheden, financieel/niet-financieel, de komende n-jaren uiteindelijk bereiken?

Stap 2 Strategiekaart en Kritieke Succes Factoren gemeente

Een strategiekaart is een diagram waarin staat:

1. De strategische ambitie van het programma (wat willen we met elkaar bereiken?)

2. De factoren die het meest bijdragen aan dit succes, de zogenaamde Kritieke Succes Factoren, met aan elk daaraan verbonden een strategische doelstelling (hoe gaan we onze strategische ambitie realiseren?)

De Kritieke Succes Factoren (KSF’n) en de daaraan verbonden strategische doelstellingen zijn verdeeld naar verschillende perspectieven van de strategiekaart. Omdat tevens de onderlinge relaties worden weergegeven tussen de KSF’n, vertelt de strategiekaart als het ware ‘het verhaal van de strategie’. Een voorbeeld: als wij de kennis en ervaring van onze medewerkers verbeteren, zullen wij in onze interne processen meer ketengericht kunnen werken, hetgeen zich uitbetaalt naar onze burgers in kwalitatief betere én klantgerichtere gemeentelijke dienstverlening.

Dit ‘verhaal van de strategie’ wordt expliciet gemaakt en vastgelegd in een gelijknamig document. De strategiekaart en het bijbehorende document waarin het verhaal staat, zijn bij uitstek geschikt om de strategie te communiceren naar de organisatie (‘Dit willen we bereiken en zo willen we het doen’). Daarnaast vormen de KSF’n een basis voor de bepaling van de Kern Prestatie Indicatoren (KPI’s); de thermometers van de organisatie waarmee de voortgang van strategische doelstellingen meetbaar kan worden gemaakt.

Stappen 3 en 4 uit de ontwerpfase worden nader toegelicht in de volgende paragraven, deze kunt u downloaden door middel van onderstaande button. U ontvangt dan het volledige artikel 'Resultaatgericht sturen bij een gemeente'.