Wil uw organisatie een kenniscentrum worden? Bent u bezig met het opzetten van een kenniscentrum? Worstelt u met de vraag hoe dit vage begrip concreet vorm te geven voor uw afdeling? Dan biedt dit artikel u praktische aanknopingspunten om praktisch van start te gaan. Voor meer informatie over het opzetten van een kenniscentrum kunt u ook het artikel 'Opzetten Kenniscentrum' raadplegen.

Visie op een kenniscentrum

Het kenniscentrum vergaart, bundelt, verspreidt, signaleert en evalueert voor de klanten relevante kennis en informatie en stimuleert slimmere samenwerking. Het kenniscentrum heeft de rol om de kwaliteit en effectiviteit van het werk van de klanten positief te beïnvloeden. Het kenniscentrum behoort een faciliterende rol te hebben en moet altijd aansluiten bij behoeftes of vragen die leven bij de klanten.  Om te komen tot een goede visie, lees het artikel 'Doelgericht netwerken'.

Vanuit deze visie kunnen de volgende activiteiten vallen onder het kenniscentrum. Per activiteit staan een aantal concrete voorbeelden genoemd:

• Vergaren van kennis
  - Opleidingen overzicht maken (coördineren dat handhavers bij andere instanties een cursus kunnen   volgen).
• Bundelen en verspreiden van kennis
  - Kenniswijzer: ‘Wie weet wat’ database waar snel mensen met een specifieke expertise gevonden kunnen worden);
  - Vragen beantwoorden van handhavers, FAQ vastleggen
  - CoP (communities of practice): groepen van experts met elkaar in contact brengen en ondersteunen;
  - Projecten overzicht (wat zijn de lopende projecten rondom specifieke onderwerpen);
  - Kennisbank met standaarden ter ondersteuning van elke processtap van de handhaver.
• Signaleren van verouderde/nieuwe kennisgebieden
  - Workshops organiseren rondom specifieke thema’s waarbij de actualiteit getoetst wordt;
  - Trendwatching: welke nieuwe ontwikkelingen zijn er en wie moeten daarover geïnformeerd worden;
• Evalueren en verbeteren van bestaande kennis
  - Kennisexpeditie: excursies naar een specifiek project en bekijken hoe daar gewerkt wordt;
  - Kijken hoe het buiten de regio gaat en deze ervaringen delen met de deolgroep;
  - Standaarden aanreiken.

Kenniscentrum valkuilen

Een valkuil voor kenniscentra is dat er te aanbodgericht gewerkt wordt. De veronderstelling leeft dan dat wanneer de informatie wordt aangeboden er vanzelf een vraag wordt gecreëerd en er beter zal worden samengewerkt binnen de doelgroep. Er is echter altijd een actieve benadering nodig om dit voor elkaar te krijgen! Zonder een zekere mate van urgentie binnen de doelgroep om te gaan samenwerken en zonder de overtuiging dat samenwerking loont zullen aanbodgerichte initiatieven zeker stranden.

Het verdient aanbeveling om de reeds bestaande bijeenkomsten te gebruiken als moment om ideeën over het kenniscentrum voor te leggen aan de deelnemers. Op deze manier kan snel een relatie worden gelegd van klant naar meest logische en kansrijke activiteiten voor het kenniscentrum. Een handig hulpmiddel om te komen tot  een goede selectie van activiteiten met de gebruikersgroep en uw medewerkers is de routeplanner (zie ook 'Routeplanner als Kennismanagementinstrument').

Kenniscentrum uitgangspunten

De volgende uitgangspunten zijn van belang om te komen tot een goed kenniscentrum:

• Een duidelijke afbakening wat betreft activiteiten en onderwerpen zodat het kenniscentrum doel- en resultaatgericht opgezet kan worden;
• De klanten en hun informatiebehoeften als uitgangspunt nemen. Bij de opzet van het kenniscentrum wordt in een vroegtijdig stadium ook getoetst met het opdrachtgevers, financiers en andere betrokkenen. Tevens worden een aantal klanten gevraagd om deel te nemen in de gebruikersgroep. Deze groep zal feedback geven tijdens de opzet van het kenniscentrum;
• Bij het invulling geven aan de activiteiten is het van belang dat er voor een oplossing wordt gekozen die de klanten aanspreekt en op korte termijn succes heeft;
• Belangrijk voor het kenniscentrum is de combinatie van fysieke (offline) en virtuele (online) activiteiten. Deze activiteiten dienen elkaar te versterken.
• Zoveel mogelijk gebruikmaken van de bestaande technische middelen en de bestaande website. (complexe systemen hebben niet de voorkeur vanwege hoge kosten en de hoge tijdinspanning (implementatie en beheer) voordat toegevoegde waarde wordt geleverd);
• Het beheer van de website moet eenvoudig blijven;
• Gedurende het project wordt nauw samengewerkt met de organisatie en ervaringen overgedragen zodat het kenniscentrum de expertise heeft om goed te blijven functioneren;
• Gedurende het traject wordt regelmatig geëvalueerd of doelen gehaald worden en dit wordt vastgelegd in rapportages aan de opdrachtgever (kwaliteitsbewaking).

Kenniscentrum Plan van aanpak

Voor het opzetten van het kenniscentrum wordt het onderstaande plan van aanpak voorgesteld: