Hoe zorg je dat waardevolle kennis voor de toekomst niet verdwijnt?

Voorkom tijdig een kennisaderlating door vergrijzing. Maak met behulp van de kennis- en ervaringsmatrix een inschatting van de zwakke plekken en trek hierna een plan hoe deze zwakke plekken te versterken.

Aanleiding
Het ingenieursbureau van Rijkswaterstaat, de Bouwdienst had een aantal problemen:

• Ervaren personen verlaten wegens pensioen binnenkort de organisatie. Uitdaging: hoe borgen we onze kennis?
• Men maakte onvoldoende gebruik van elkaars expertise. Uitdaging: hoe zorgen we dat men inzicht heeft in de aanwezige expertise?
• de rol van de organisatie verandert waardoor er nieuwe kennisgebieden ontwikkeld dienen te worden. Uitdaging: hoe bouwen we gericht kennis op die past bij de nieuwe rol?

De opdracht: ontwikkel voor ons een kapstok om kennismanagement te ontwikkelen en de genoemde uitdagingen adequaat op te pakken.

De uitvoer van deze opdracht is in vier fasen verdeeld:
Fase 1: relevante kennisgebieden bepalen;
Fase 2: kennismatrix invullen;
Fase 3: acties bepalen;
Fase 4: evalueren.

Relevante kennisgebieden bepalen (fase 1)
Om de uitdagingen specifieker te maken is begonnen met het in kaart brengen van de kennis die relevant is voor de organisatie. Dit is in een team van acht personen (vijf ervaren personen en drie relatief jonge personen) gedaan door o.a. te kijken naar kennis die nodig is voor de verschillende producten en belangrijke projecten. Deze kennisgebieden zijn samen met de producten opgenomen in de kennismatrix.

  Kennismatrix
  De kern van de matrix is de relatie tussen kennisgebieden, personen en producten / diensten. De matrix 
 fungeert als stuurinstrument voor kennisacties en als kenniskaart (wie weet wat) voor de organisatie.

Kennismatrix invullen (fase 2)
Hierna is met dezelfde team de matrix verder ingevuld. Het invullen is volgens een aantal stappen verlopen:

Stap 1:
Het vermelden van personen bij kennisgebieden die op dat gebied vragen van anderen kunnen beantwoorden.

Stap 2:
Bepalen van de belangrijke kennisgebieden voor de toekomst. Dit gebeurde op basis van de veranderende rol en de belangrijke producten voor de toekomst.

Stap 3:
Aangeven welke kennisgebieden kwetsbaar zijn doordat de gebieden onderbemensd zijn of dit op termijn worden doordat mensen de organisatie gaan verlaten.

Stap 4:
Toetsen van de tot zover ingevulde matrix in de organisatie. Dit gebeurde door leden van het team samen met de managers van de betreffende afdelingen. De matrix werd uitgedeeld tijdens een overleg en toegelicht, waarna men gevraagd werd om de matrix op correctheid te toetsen en daarna te retourneren. De wijzigingen zijn hierna in de matrix verwerkt.

Het invullen en toetsen van de matrix nam zo’n 2 weken doorlooptijd in beslag. Het team van 8 personen was ongeveer 1 dag kwijt. Bij projecten waarbij de mensen zelf wordt gevraagd een kenniskaart in te vullen is er alleen al meer tijd kwijt aan het uitleggen hoe de kaart in te vullen. Deze werkwijze past dan ook goed in de 20 / 80 regel.

Het bepalen van de acties (fase 3) en het evalueren (fase 4) worden in het volledige artikel behandeld, deze kunt u door middel van onderstaande button downloaden.

lees ook het artikel:
- Doelgericht netwerken
- Routeplanner als Kennismanagementinstrument
- De kenniskaart
- Hoe maakt u uw organisatie transparant?
- Kennis- en ervaringsmatrix


Bron: Resense                          Vraag expert advies!

Om de complete versie te ontvangen

Voor meer relevante informatie zie:
- Kennismanagement instrument
- Communicatie & Organisatie

 

Web www.kennisportal.com