Digitale samenwerking implementeren met best practice

Best practices for establishing a new way to work

Samenwerkingstools voor het bereiken van de organisatiedoelen is niet alleen een taak voor de IT-afdeling. Het doel van samenwerkingstools is het veranderen van de manier van werken, waardoor de organisatie flexibeler en efficiënter wordt. Om dit te realiseren is er meer nodig dan alleen het beschikbaar stellen van nieuwe software. Om echt risico’s te beperken en successen te garanderen is er een verandermanagementprogramma volgens de M²E²ME formule nodig.

• M² = Motivate Management
• E = Easy
• E = Embed
• ME = Motivate Emloyees

Dit klinkt als een wat egocentrische formule, maar bedenk dat een groep bestaat uit individuen. En om een andere manier van werken voor elkaar te krijgen heb je meer dan alleen de voorlopers nodig. Daarom is stilstaan bij de bestaande manier van werken essentieel om tot een verandering te komen.

De voordelen van transparant werken en digitaal samenwerken zijn vaak niet meteen voelbaar en zichtbaar voor individuele medewerkers. Daarom is het in het begin heel belangrijk om de ‘why’centraal te stellen, waarom wil de organisatie de verandering. En laat als organisatie ook zien dat daar andere waarden aan vast zitten (van controle naar vertrouwen, bijvoorbeeld).

Om tot een praktisch uitvoerbaar veranderprogramma te komen begin je bij het management. (M²). Maak vervolgens de verandering zo gemakkelijk mogelijk voor medewerkers (denk bijvoorbeeld aan mobiele toegang) en zorg voor goede inbedding in de processen van de organisatie (E²). En natuurlijk moet je dan zorgen voor een interne communicatie en training (ME), maar dat kan alleen succesvol zijn als het eerste deel van de formule is gerealiseerd.

IBM Connections implementeren
IBM Connections is de zeer complete samenwerkingsomgeving die IBM aanbiedt. Connections ondersteunt het samenwerken met tools als communities, blogs, bladwijzers, mail, wiki’s, fora en documenten. Gebruikers kunnen snel zoeken en gebruik maken van de expertise van collega’s. IBM Connections biedt transparantie en geeft toegang tot mensen en kennis. Daarnaast worden processen efficiënter, is er meer inspiratie door de toevallige ontdekking van ideeën en begrip voor de voorkeuren, behoeften en uitdagingen van de klant. 

Deze whitepaper van IBM gaat dieper in op de M²E²ME formule waarbij elk onderdeel van de formule apart aan bod komt. Download de whitepaper geheel vrijblijvend.