6 aandachtspunten voor de start met documentmanagement
Whitepaper documentmanagement
Elke organisatie heeft er mee te maken: documenten. Documenten kunnen verslagen, notulen, maar ook kwaliteitsdocumenten zoals protocollen, procedures en werkinstructies zijn. Hoe gaat u om met al deze verschillende documenten? Wat is de vindbaarheid van deze documenten en hoe lang moeten deze bewaard blijven? Dit zijn allemaal vragen waar bedrijven antwoord op moeten geven.
Een goede voorbereiding is al het halve werk zeggen ze vaak. Ook bij de start van documentmanagement is een goede voorbereiding erg belangrijk. Om wildgroei en doublures van documenten te voorkomen, moet er vooraf nagedacht worden over een aantal praktische zaken. Enkele van deze praktische zaken zijn: Wie schrijft welke documenten en wanneer, wie houdt de regie en hoe kunnen documenten op een toegankelijke manier aangeboden worden aan de eindgebruiker? Ook het technische aspect vereist hierbij ook aandacht. Werknemers maken steeds meer gebruikers van mobiele apparaten zoals een iPad of een smartphone. Hierdoor neemt de vraag naar het ontsluiten van documenten via dit soort apparaten toe.
Beginnen met documentmanagement
Voor de start van documentmanagement zijn er 6 aandachtspunten voordat u kunt beginnen, hieronder staan de eerste 3 aandachtspunten beschreven:
- Formeer een projectgroep met afgevaardigden van de juiste afdelingen
- Bepaal op welke manier de documentstromen moeten worden aangeboden.
- Ga in overleg met de eindgebruikers, welke metadata zijn belangrijk voor het snel vinden van documenten.
Wilt u ook de andere 3 aandachtspunten lezen? Download geheel vrijblijvend de volledige whitepaper over documentmanagement.