6 aandachtspunten voor de start met documentmanagement

Whitepaper documentmanagement

Whitepaper documentmanagement

Elke organisatie heeft er mee te maken: documenten. Documenten kunnen verslagen, notulen, maar ook kwaliteitsdocumenten zoals protocollen, procedures en werkinstructies zijn. Hoe gaat u om met al deze verschillende documenten? Wat is de vindbaarheid van deze documenten en hoe lang moeten deze bewaard blijven? Dit zijn allemaal vragen waar bedrijven antwoord op moeten geven.

Een goede voorbereiding is al het halve werk zeggen ze vaak. Ook bij de start van documentmanagement is een goede voorbereiding erg belangrijk. Om wildgroei en doublures van documenten te voorkomen, moet er vooraf nagedacht worden over een aantal praktische zaken. Enkele van deze praktische zaken zijn:  Wie schrijft welke documenten en wanneer, wie houdt de regie en hoe kunnen documenten op een toegankelijke manier aangeboden worden aan de eindgebruiker? Ook het technische aspect vereist hierbij ook aandacht. Werknemers maken steeds meer gebruikers van mobiele apparaten zoals een iPad of een smartphone. Hierdoor neemt de vraag naar het ontsluiten van documenten via dit soort apparaten toe.

Beginnen met documentmanagement
Voor de start van documentmanagement zijn er 6 aandachtspunten voordat u kunt beginnen, hieronder staan de eerste 3 aandachtspunten beschreven:

  1. Formeer een projectgroep met afgevaardigden van de juiste afdelingen
  2. Bepaal op welke manier de documentstromen moeten worden aangeboden.
  3. Ga in overleg met de eindgebruikers, welke metadata zijn belangrijk voor het snel vinden van documenten.

Wilt u ook de andere 3 aandachtspunten lezen? Download geheel vrijblijvend de volledige whitepaper over documentmanagement.

Let op: Dit is een gearchiveerd artikel. Kennisportal brengt graag actuele kennis rondom HNW AlgemeenSocial CollaborationInformatiemanagement bij u onder de aandacht. Deze vindt u hiernaast.

HNW Algemeen :  Werkplek psychologie: 4 inzichten op samenwerken

Hoe we met elkaar samenwerken heeft grote invloed op de manier waarop we ons voelen op de werkvloer. Deze uitspraak is natuurlijk een open deur die ingetrapt wordt, maar de psychologie er achter is nog niet voor iedereen bekend. In deze whitepaper wordt stilgestaan bij 4 inzichten op het gebied van samenwerken op de werkvloer.

Lees verder

HNW Algemeen :  Samenwerken kan 5 keer beter

Bij veel bedrijven zijn e-mail, grote tafels en traditionele telefoons nog de primaire samenwerkingsplatforms. Omdat intern en extern steeds meer wordt samengewerkt voldoen deze tools alleen niet meer. In deze whitepaper leest u welke 5 obstakels u kunt wegnemen en u in uw bedrijf een efficiënte, effectieve en prettige samenwerking garandeert.

Lees verder

Social Collaboration :  Gids: Inrichten van een projectorganisatie binnen Microsoft Teams

De app Teams van Microsoft is een nieuwe tool die kan gebruikt worden als hub voor teamwerk binnen Office 365. Met Teams kunt u onder meer eenvoudig met uw projectteam chatten, bestanden delen en skype-vergaderingen plannen en houden. Hierdoor is Teams uitermate geschikt om in te zetten als tool om projectteams te ondersteunen. In deze gids neemt Jacco Wijers – functional consultant bij Rapid Circle – u bij de hand bij het succesvol opzetten van een projectorganisatie.

Lees verder

Informatiemanagement :  10 belangrijke intranet-trends voor de maakindustrie

Veel mensen kennen intranet van vroeger als een tool die niemand ooit gebruikte. Het nieuwe intranet is juist een plek waar collega’s met elkaar kunnen samenwerken en tools, kennis en nieuws met elkaar kunnen delen! Daarnaast haalt intranet meer rendement uit het productieproces én de supply chain. Hoe gaat u intranet inzetten? Deze whitepaper gaat dieper in op 10 intranet-trends in de maakindustrie.

Lees verder

Informatiemanagement :  SharePoint intranet voor medewerkerbetrokkenheid

Het oude intranet was niet meer functioneel. Medewerkers wilde er niet meer mee werken. Het CAK heeft gekozen voor een vernieuwd SharePoint intranet om zo de interne communicatie op pijl te houden. Communicatie is erg belangrijk bij deze organisatie. Lees in deze praktijkcase meer over de keuze voor SharePoint, de adoptie en implementatie, de meerwaarde en toekomstige oplossingen.

Lees verder
 
 

Regelmatig de meest interessante whitepapers, webcasts, events en praktijkcases in uw inbox? Schrijf u dan in voor de nieuwsbrief:

Uw inschrijving is geregistreerd. Hartelijk dank voor uw aanmelding.