Office 365 Groups: gebruiker centraal!
Office 365 Groups, ze zijn al een tijdje aanwezig binnen de Microsoft Office 365 omgeving. Maar wat is het eigenlijk, en nog belangrijker wat kan ik ermee?
Setting the stage
Sinds 2014 heeft Microsoft de strategie Cloud First, Mobile First. Hierbij draait het niet zo om ‘Mobile Devices’ maar heeft dit meer betrekking op dat de ‘conventionele PC’ zoals wij 30+ers die kennen zijn of/ worden vervangen door apparaten in verschillende vormen en afmetingen. Cloud voorziet in de benodigde infrastructuur om ‘mobile devices’ te voorzien van de benodigde services ongeacht de locatie. Samengevat draait het steeds meer om de gebruikerservaring bij het gebruik van de aangeboden diensten ongeacht het apparaat of de locatie.
Denken vanuit Technologie passé
Veel ICT-ers denken vooral vanuit technologie, terwijl Microsoft vooral inzet op de gebruikerservaring, waarbij het voor de gebruiker niet uitmaakt waar de services en apps vandaan komen.
Een voorbeeld hiervan: Een gebruiker vraagt het volgende: “We willen graag kunnen samenwerken met bestanden en met een team een gedeelde agenda gebruiken.”
De eerste gedachte bij veel ICT-ers zal zijn: “SharePoint Teamsites gebruiken”. En inderdaad hiervoor kun je ook SharePoint Teamsites gebruiken. Binnen een SharePoint Teamsite kunnen bestanden worden gedeeld, Is er een gezamenlijke agenda aanwezig en kunnen we zelfs gebruik maken van een gedeelde OneNote Notebook.
Klinkt wellicht goed maar voor gebruikers is de agendafunctie binnen SharePoint niet helemaal wat je ervan verwacht.
Terug naar het onderwerp
Office 365 Groups is een goed voorbeeld van de door Microsoft ingeslagen weg Cloud First, Mobile First. Bij Office 365 Groups draait het meer om de gebruikerservaring bij het samenwerken. Het combineert verschillende bestaande applicaties en services in Office 365 die het samenwerken makkelijk maken.
Wat is het en waarom is het er?
Als eerste wat is het vooral niet. Office 365 Groups zijn geen Windows Security Groups en het zijn ook geen SharePoint Groups. Dit is belangrijk om te weten omdat Office 365 Groups voor iedereen zichtbaar zijn. Echter kan de inhoud van de groep worden afgeschermd voor niet-leden van de groep. Hier zal ik later in dit artikel op terugkomen.
Wat is het dan wel? Het is een samenwerkingsomgeving gebaseerd op de SharePoint Teamsites met als kracht de integratie tussen de verschillende apps die binnen de Office 365 toolkit worden aangeboden.
Van nature willen mensen graag samenwerken en dit is dan ook iets dat wij van kinds af aan doen. Zodra we een vraag krijgen, denken we al snel, wie ons hiermee kan helpen of overleggen we anderen wat een zij erover denken. Ook binnen de zakelijke omgeving hebben wij de behoefte om samen dingen te doen. Het risico hierbij is dat wanneer onze IT afdeling, al dan niet met goede redenen, ons in de mogelijkheid beperkt om dit te doen, wij dit zelf proberen op te lossen. Voorbeelden hiervan zijn:
- WeTransfer en Dropbox (file sharing);
- Facebook Private Groups (conversations)
- Youtube (video sharing)
Het risico is dat zo onze bedrijfsgegevens terecht komen in oncontroleerbare publieke diensten. Vanuit security oogpunt is dit geen wenselijke situatie.
Samenwerken als een team
Bij het aanmaken van een Office 365 Group worden een aantal standaard bouwstenen toegevoegd die ons moet helpen om succesvol samen te werken binnen een klein project of team. In de basis is samenwerken communiceren en delen van informatie.
Groups aanmaken
Bij het aanmaken van een Office 365 Group worden op verschillende niveaus componenten aangemaakt. Dit merk je natuurlijk als gebruiker niet! Binnen Azure Active Directory wordt een group aangemaakt, in Exchange Online wordt een e-mailadres en agenda aangemaakt, en in SharePoint online wordt een site-collectie aangemaakt voor de opslag van documenten en een OneNote.
Files
Binnen de Groups kunnen gezamenlijke bestanden worden opgeslagen. Ondanks dat het lijkt alsof deze een OneDrive staan, is dit niet het geval. Zoals eerder aangegeven staan deze bestanden in de site-collection die is aangemaakt binnen SharePoint Online. Dat betekent dat deze bestanden gewoon meelopen in de backup van Office 365. (zie hiervoor Yammer)
Vanuit je eigen OneDrive for Business kun je overigens wel zien welke bestanden in de Office 365 Groups staan waar je lid van bent.
Binnen het files overzicht kunnen diverse weergaven worden getoond. “Files”, “Shared With Us”, “Recycle Bin”
Vooral de “Shared With Us” is hierbij interessant omdat dit twee dingen zegt:
1. Documenten worden met iedereen binnen de groep gedeeld
2. De Office 365 Group is beschikbaar in de adressenlijst van SharePoint en Exchange
Agenda
De kracht van de gedeelde agenda binnen Office 365 Groups is dat deze wordt gehost binnen Exchange Online. Hierdoor is er ook een goede integratie met o.a. de Outlook-client. Bij het maken van een agenda-item binnen de gezamenlijke agenda, wordt deze automatisch toegevoegd aan de agenda van de leden van de groep.
Conversations
Binnen de Conversations in Office 365 Groups kunnen groepsleden elkaar berichten sturen of discussie over een specifiek topic te hebben. Ook wordt in het conversations-overzicht aankomende events of andere gebeurtenissen weergegeven zoals wanneer een document wordt gedeeld met de groep.
Integratie met Outlook
Office 365 Groups hebben een zeer goede integratie met Office 2016 en Office Web Apps (online versie)
Bij het aanmaken of lid worden van een Office 365 Group wordt deze in Outlook weergegeven in een aparte knooppunt.
Bij het selecteren van de Group worden direct in de navigatie de bouwstenen getoond die binnen de Groups aanwezig zijn. Hierdoor kun je eenvoudig de gezamenlijke bestanden bekijken, de gedeelde OneNote en Agenda openen of een nieuwe discussie starten.
Naast deze basisfuncties kun je vanuit Outlook ook leden toevoegen aan de groep, of de eigenschappen aanpassen. Als eigenaar van de groep kun je de groep hier ook verwijderen.
Toekomst
De nieuwe ontwikkelingen op het Office 365 platform gaan razendsnel. Onlangs is ook Office 365 Planner beschikbaar gekomen, dat gebruik maakt van Office 365 Groups.
Op basis van gebruikersvragen wordt Office 365 Groups verder ontwikkeld. Punten die op de roadmap staan en zeer binnenkort worden uitgerold zijn:
- doorzoeken van Office 365 Groups vanuit Delve
- toegang voor externen
- toegang tot de onderliggende SharePoint site
- koppeling met externe bronnen zoals GitHub
- wijzigen van e-mailadres van de Office 365 Group
Enkele punten die onlangs al zijn toegevoegd zijn:
- auditing van Office 365 Groups
- aanmaken en beheren vanuit PowerShell