De laatste maanden merk ik bij organistaties dat men moeite heeft om medewerkers betrokken en gemotiveerd te krijgen bij het gebruik van een nieuw systeem binnen de organisatie. Als dat nieuwe systeem dan ook nog eens bedoeld is om beter met elkaar samen te kunnen werken, met andere woorden social is, blijkt de weerstand onder medewerkers toch veel groter dan vooraf ingeschat. Veel gehoorde opmerkingen zijn: “Ik werk toch al jaren op deze manier, waarom heb ik dan een nieuw social systeem nodig?”of “We werken toch prima samen via e-mail!” tot “Hebben we alweer een nieuw systeem?”.
Adoptie
Hoe kun je er nu voor zorgen, dat je die weerstand onder medewerkers wegneemt. Hoe krijg je de medewerkers bereid om hun gedrag en houding te veranderen? Hoe zorg je er voor dat alle medewerkers begrijpen wat het belang is van een nieuw samenwerkingsplatform? Hoe leer je ze daadwerkelijk anders samen te werken? Door slechts de implementatie van een sociaal platform verander je nog niets aan de werkwijze en het gedrag van medewerkers. Door voldoende aandacht te besteden aan gebruikersadoptie, bepaal je het grootste deel van het succes van het nieuwe systeem!
Speltechnieken zakelijk toepassen
Bij het woord speltechnieken denk je misschien aan GameBoys, World of Warcraft, Wordfeud of Draw Something. Velen van ons zijn al lang bekend met serieuze toepassingen van speltechnieken. Een goed voorbeeld hiervan is LinkedIn. Wanneer je op LinkedIn aanwezig bent, wordt je steeds verleid om je profiel nog verder uit te breiden. De waarde van het platform neemt namelijk toe wanneer mensen actief deelnemen. Een goed gevuld profiel heeft meer waarde voor andere leden, dan een profiel zonder foto, zonder werkervaring of aanbevelingen. Daarnaast zorgen een korte feedbacktijd en een competitieaspect voor de verslavende werking van “het spel” én voor de beoogde verandering: een hogere mate van betrokkenheid van de medewerkers. Een ander voorbeeld van zakelijke speltechnieken is het toepassen van adoptiesoftware, zoals Kudos Badges voor IBM Connections. Ook zijn er vergelijkbare tools voor Microsoft SharePoint, zoals Bunchball.
Kudos Badges in vogelvlucht
Kudos Badges is een flexibele tooling voor IBM Connections waarmee performance managementtechnieken als spelelementen in de onderneming geïntroduceerd worden. Met Kudos spelelementen (Badges, Ranks, Thanks en Awards) wordt het voor medewerkers aantrekkelijker gemaakt om deel te nemen aan, én leert het hen effectiever om te gaan met de sociale functionaliteiten van het samenwerkingsplatform.
Geen spelletje!
Alhoewel we het met Kudos Badges hebben over het toepassen van speltechnieken, is het doel zeker geen spelletje! Het doel is namelijk niet om zoveel mogelijk leaderboard-punten na te streven, maar om de organisatiedoelstellingen te realiseren.
Kudos Badges werkt met Punten, Badges, Levels en Leaderboards. Voor allerlei handelingen binnen IBM Connections worden punten toegekend en kunnen Badges behaald worden. Leaderboards geven gebruikers feedback over hun activiteiten in vergelijking tot andere collega’s. Het Leaderboard toont de top medewerkers van de gehele organisatie, binnen iemands netwerk of binnen een Community.
Zelf in te richten
Het mooiste aan het principe van Kudos Badges is dat, naast de hoeveelheid standaard aanwezige badges en categorieën, een organisatie diens bedrijfsdoelstellingen en kernwaarden geheel naar eigen keuze vertalen kan naar Kudos. Daarbij kan er ook nog eens data buiten IBM Connections (interne en externe systemen) gemeten worden. Dit kan door koppelingen te leggen met een HRM systeem, Sales Force Management en met helpdesk systemen.
Meten, belonen, stimuleren
Het principe van Kudos Badges gaat ervan uit dat mensen zich willen ontwikkelen, hun prestaties willen verbeteren. Badges zijn een indicatie van prestatie. Medewerkers zien wat ze reeds hebben bereikt en ook hoeveel punten nodig zijn voor een volgende badge binnen een categorie of om hogerop in het Leaderboard te komen (= extrinsieke motivatie). Het beloningsysteem verhoogt de betrokkenheid van medewerkers (= intrinsieke motivatie). Wanneer een medewerker een badge ‘verdient’, wordt daarmee niet alleen een beloning voor goed werk afgegeven, maar zien zij ook hoe hun werk bijdraagt aan de bedrijfsdoelstellingen.
Naast deze door het systeem berekende badges, zijn er ook ‘manuele’ badges door medewerkers onderling uit te reiken, de zogenaamde Kudos Thanks. Kudos Thanks is de ‘peer to peer’- en ‘team waarderings’- tool voor IBM Connections. Er is niets simpeler dan iemand te bedanken voor het prima werk dat deze persoon heeft afgeleverd. Sta er maar eens bij stil….wanneer iemand je bedankt voor een goed idee of omdat je extra werk hebt verricht om een deadline te halen of misschien alleen omdat je een fijne collega bent, het geeft je een goed gevoel en meer motivatie om betrokken te zijn en te blijven.
Geslaagde gedragsverandering?
Wat we gemerkt hebben bij de eerste inzet van Kudos Badges is dat door ‘het doen’ van een activiteit, medewerkers de waarde van het systeem gaan ervaren. Ze nemen gezamenlijk de eerste stappen binnen de samenwerkingsomgeving en zien direct wat het hen en hun collega’s oplevert. Bij langer gebruik van IBM Connections zien we een verschuiving plaatsvinden. Medewerkers beginnen te beseffen dat de Kudos “medailles” minder belangrijk worden. Het beloningssysteem is niet meer het belangrijkste, maar dient ter versterking van wat de medewerker dagelijks wil bereiken binnen de organisatie. Dat deze gedragsverandering, het ‘gewenste’ gedrag dat nodig is om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren, de eerste vruchten afwerpt is dan ook al gebleken.
Voorbeelden van bedrijfsdoelstellingen die klanten met Kudos Badges hebben voltooid zijn onder andere meer betrokken werknemers, sneller delen van kennis, (daardoor) sneller reageren op klantenvraagstukken, (daardoor) hogere klanttevredenheid, maar ook bijvoorbeeld het verminderen van interne email.