Het belang van automation bij succesvol on- en offboarden werknemers

Publicatiedatum: afbeelding bij

De tijd dat iemand 40 jaar trouwe dienst vervult bij zijn werkgever is voorbij. Tegenwoordig wisselen we met z’n allen met enige regelmaat van werkgever. Tot groot ongenoegen van de afdeling ICT, want indienst- en uitdiensttredingen (oftewel het on- en offboardproces) leveren vaak veel (handmatige) taken op met bijbehorende productiviteits- en beveiligingsrisico’s. Tijd dus om dit te automatiseren!

In deze blog informeren wij u daarom over het belang van een goed ingericht (geautomatiseerd) onboard- en offboardproces.

Onboarden?!

Allereerst iets over onboarden. Dit betreft het regelen van alle zaken die een nieuwe medewerker nodig heeft bij indiensttreding. Denk bijvoorbeeld aan gebruikersaccounts, toegangspasjes, lease-auto, laptop, smartphone, visitekaartjes, informatie over het team en management etc.

Om de medewerker vanaf het eerste moment productief te laten zijn en het gevoel te geven dat hij/zij welkom is in de organisatie, is het wenselijk dat alle bovengenoemde zaken beschikbaar zijn op het moment dat de medewerker in dienst treedt.

Het onboardproces: handmatig versus geautomatiseerd

Om de druk aan de ICT-/HR-kant te verlagen, fouten door menselijk handelen te minimaliseren en de doorlooptijd te verkorten, is het raadzaam om het onboardproces waar mogelijk te automatiseren. Onderstaande voorbeelden (bedrijf X (handmatig onboardproces) versus bedrijf Y (geautomatiseerd onboardproces) onderstrepen dit statement nog eens.

Voorbeeld: Bedrijf X (handmatig)
Na een succesvolle sollicitatieronde is Jan Jansen aangenomen bij bedrijf X. Op zijn eerste werkdag meldt hij zich bij de receptie, waarna hij door één van zijn nieuwe collega’s wordt opgehaald. Helaas was het team van Jan nog niet op de hoogte van zijn komst en is er nog geen gebruikersaccount voor hem geregeld en ook geen toegangspas om het bedrijf binnen te komen.

Creatief als men is, wordt voor Jan een dagpas geregeld, zodat hij in ieder geval deze dag toegang tot het pand heeft. Omdat Jan nog niet kan inloggen via zijn pc print een collega wat documentatie, zodat Jan zich vast kan inlezen over de procedures en werkzaamheden op zijn afdeling. In de tussentijd wordt het aanvraagproces voor een gebruikersaccount opgestart. Helaas blijkt de manager die toestemming moet geven afwezig, dus wordt handmatig een verzoek gestuurd naar de servicedesk om een account aan te maken voor Jan met dezelfde rechten als zijn directe collega Frank.

Frank is echter al 10 jaar in dienst bij bedrijf X en heeft hier meerdere functies bekleed, waardoor hij veel rechten heeft verworven en toegang heeft tot veel informatie (zelfs tot informatie die buiten zijn functie ligt). Als Jan na een week eindelijk toegang heeft tot zijn gebruikersaccount blijkt dan ook al snel dat hij veel te veel applicaties, netwerkschijven en maildistributielijsten ziet. Daarnaast mist hij een aantal applicaties die hij juist voor zijn taken nodig heeft. Om toegang te verkrijgen dient hij eerst weer allerlei aanvraagprocessen te doorlopen en is hij afhankelijk van de snelheid waarmee betrokken managers reageren op goedkeuringsvragen.

Het gevolg: Jan voelt zich vanaf de eerste dag niet heel welkom in de organisatie, wat ten koste gaat van zijn betrokkenheid. Doordat Jan geen juiste toegang heeft tot zaken die hij nodig heeft om zijn werk naar behoren uit te voeren, treedt ook nog eens productiviteitsverlies op voor de organisatie.

Voorbeeld: Bedrijf Y (geautomatiseerd)
Ook de broer van Jan, Ben Jansen, heeft een nieuwe uitdaging gevonden. Hij treedt in dienst van bedrijf Y.

Nog voor zijn eerste werkdag neemt HR contact op met Ben om hem te feliciteren met zijn nieuwe baan en om enkele gegevens te verifiëren/te ontvangen. Ben wordt gevraagd naar o.a. zijn NAW- en bankgegevens, of hij een auto heeft en toegang wenst tot de parkeergarage etc. etc. Daarnaast wordt hem gevraagd om een introductieverhaal (volgens vast format) over zichzelf, inclusief foto, aan te leveren, zodat voorafgaand aan zijn indiensttreding bekend is wie Ben is en welke werkzaamheden hij gaat verrichten.

Naar aanleiding van de door Ben aangeleverde gegevens wordt op basis van zijn functieprofiel een aantal automatische processen gestart:

  • Aan het einde van de dag loopt er een geautomatiseerd proces dat kijkt of er wijzigingen zijn in het HR-systeem. Op basis hiervan wordt een gebruikersaccount aangemaakt met een tijdelijk willekeurig wachtwoord. Omdat de manager van de indiensttreding weet, heeft er reeds een automatische goedkeuring plaatsgevonden. De inloggegevens worden naar het privé e-mailadres van Ben en tevens naar zijn manager gemaild.
  • Op basis van het gebruikersprofiel worden services toegekend die beschikbaar zullen zijn in de Self-Service Portal;
  • Er wordt een toegangspas geregeld met toegang tot de parkeergarage;
  • Op basis van het gebruikersprofiel wordt toegang verleend tot de benodigde netwerkschijven, printers en applicaties;
  • Er wordt een welkomstbericht gecreëerd met daarin relevante informatie voor Ben (tijden en agenda introductiedag, gegevens manager, afspraken persoonlijke kennismaking met collega’s etc.);
  • In alle geautomatiseerde zaken worden automatisch servicedesk tickets aangemaakt en wordt melding gegeven richting de manager, HR en IT als processen (succesvol of onsuccesvol) afgerond zijn;
  • Mail naar werkplekinrichting (bureaustoel klaar, aansluiten gereed, etc.) met serviceticketcreatie.

Dankzij de bovenstaande geautomatiseerde processen ligt er op de dag dat Ben start bij bedrijf Y een toegangspas voor hem klaar met de juiste toegangsrechten. Zijn eerste dag zit al vol met kennismakingsafspraken, maar als hij einde dag tijd heeft om in te loggen, ziet hij dat hij toegang heeft tot de door hem gewenste en benodigde applicaties. In het welkomstbericht in zijn e-mail wordt Ben erop gewezen dat mocht er toch onverhoopt een applicatie ontbreken, dat hij deze via het self-service portal kan aanvragen.

Ben is vanaf dag 1 productief en voelt zich zeer welkom.

Uit bovenstaand voorbeeld blijkt dat bedrijf Y een volwassen ingericht onboardproces heeft, waarin zoveel mogelijk zaken zijn geautomatiseerd.

Stel dat Ben, in bedrijf Y, na verloop van tijd doorgroeit naar manager of zelfs naar een andere afdeling, dan zullen toegangsrechten geautomatiseerd wijzigen. Hierdoor wordt voorkomen dat Ben nog toegang heeft tot applicaties of maildistributielijsten, die niets meer met zijn functie/werkzaamheden te maken hebben.

Offboarden?!

Offboarden is het tegenovergestelde van onboarden. In dit geval besluit de werknemer namelijk de organisatie te verlaten en is het noodzakelijk dat toegangsrechten en applicatierechten etc. op tijd worden ingetrokken.

Het offboardproces: handmatig versus geautomatiseerd

Als bedrijfsdata ongewenst beschikbaar blijft na uitdiensttreding vna een medewerker, dan kan dit enorme beveiligingsrisico’s met zich meebrengen. Gegevens kunnen zo maar op straat of bij de concurrent komen te liggen. Een geautomatiseerd offboardproces verkleint dit risico aanzienlijk!

Onderstaand zetten we weer twee voorbeelden tegenover elkaar. Hierin besluiten de eerder geonboarde medewerkers Jan en Ben hun organisatie te verlaten.

Voorbeeld: Bedrijf X (handmatig)
Na opeengestapelde onvrede besluit Jan om een nieuwe uitdaging aan te gaan. Hij neemt ontslag en tekent bij een nieuwe werkgever.

Net als tijdens de onboardperiode gaat er ook nu binnen bedrijf X van alles mis. HR verwerkt de uitdiensttreding in hun systeem, maar omdat er geen integratie is met de andere systemen blijft het gebruikersaccount van Jan na zijn vertrek nog steeds actief. Jan had zowel toegang tot interne systemen als tot externe clouddiensten. Na zijn afscheid blijven deze openstaan! Naast dat bedrijf X licentiekosten blijft betalen, logt Jan nog steeds regelmatig in om gegevens te verkopen aan de concurrent.

Daarnaast heeft Jan wel zijn toegangspas ingeleverd, maar niet zijn laptop en smartphone. Ook via deze middelen heeft hij nog eenvoudig toegang tot opgeslagen bedrijfsgevoelige data.

Na verloop van een lange tijd merkt iemand op dat de licentiekosten niet overeenkomen met het aantal gebruikers en wordt een onderzoek ingesteld. Helaas is de schade al geleden...

Voorbeeld: Bedrijf Y (geautomatiseerd)
Hoewel Ben nog steeds naar tevredenheid werkt bij bedrijf Y zijn er voor hem geen doorgroeimogelijkheden meer. Hij besluit om de organisatie te verlaten.

Tevens ontvangt Ben vanuit het HR-systeem een e-mail met daarin een afspraakbevestiging om op zijn laatste werkdag de smartphone, laptop en token voor thuiswerken die hij in bruikleen heeft in te komen leveren.

De afdeling HR verwerkt het ontslag van Ben in het systeem gekoppeld aan de juiste exitdatum. Integraties met andere systemen zorgen ervoor dat na de laatste werkdag het account geblokkeerd wordt, de gebruiker uit de gebruikersgroepen en maildistributielijsten wordt verwijderd en dat toegangspassen en toegang tot applicaties en systemen geblokkeerd worden. Ook worden alle licenties automatisch ingetrokken.

Tevens ontvangt Ben vanuit het HR-systeem een e-mail met daarin een afspraakbevestiging om op zijn laatste werkdag de smartphone, laptop en token voor thuiswerken die hij in bruikleen heeft in te komen leveren.

Wederom blijkt uit de voorbeelden dat bedrijf Y een volwassen en geautomatiseerd offboardproces heeft, waarmee risico op datalekken geminimaliseerd wordt.

Conclusie

Zoals blijkt uit de voorbeelden is het daar waar mogelijk automatiseren van het onboarden en offboarden van medewerkers van essentieel belang voor iedere organisatie. Graag komen wij daarom eens bij u langs om u te adviseren over de mogelijkheden om uw on- en offboardproces te professionaliseren en/of te automatiseren.

Profiel ICT-Partners

ICT-Partners

ICT-Partners is dé ICT-dienstverlener die organisaties helpt succesvol te zijn met hun ICT.

Profiel ICT-Partners ›