Digitale werkplek van de toekomst
Klanten komen steeds vaker niet meer met de vraag om een intranet of sociaal intranet voor hen te realiseren, maar veel meer met de vraag naar een digitale werkomgeving. Wat is nu het verschil tussen die twee? Soms alleen een kwestie van semantiek, maar voor ons gaat een digitale werkomgeving nog een stap verder. Hierin komen de persoonlijke werkomgeving en alle middelen om samen te werken bij elkaar in een fijne, gebruiksvriendelijke omgeving die via allerlei devices te gebruiken is. Doelstelling is het verhogen van de productiviteit, flexibiliteit én het werkplezier van medewerkers.
Van oudsher wordt een ‘intranet’ vaak op basis van drie pijlers ingericht, op publicatie (de nieuwsvoorziening, publicatie van informatie en procedures), op samenwerken (via bijvoorbeeld teamsites in SharePoint) en op social (medewerker profielen, newsfeeds en de mogelijkheid om te reageren/delen).
Het doel hierbij is het ontwikkelen van 1 ‘complete’ totaaloplossing, 1 groot platform, die de medewerker in alles moet voorzien. Maar, is dit wel haalbaar en realistisch? En wil je deze totaaloplossing wel een-op-een doorvertalen naar een digitale werkomgeving? Zou een werkomgeving niet meer uit moeten gaan van de gebruiker en de taken die hij/zij eenvoudig en snel wil kunnen uitvoeren?
Uitdagingen
Stel een werkomgeving is ingericht vanuit de organisatiestructuur en niet vanuit de gebruikersbehoefte. Medewerkers vinden al snel (naast die ‘zware’ totaaloplossing) eigen oplossingen om buiten de organisatiegrenzen hun werk op een efficiëntere wijze uit te voeren. Ze installeren simpele, toegankelijke (en vaak gratis) tools, bijvoorbeeld voor het delen van documenten. En deze tools staan vaak haaks op de belangen van de organisatie, zeker als het gaat om beveiliging en eigenaarschap van data. Ben ik nog wel de eigenaar van ‘mijn’ content?
App based aanpak
Maar wat is volgens ons dan een duurzaam en succesvolle werkomgeving? Niet één totaaloplossing die in alles moet voorzien, maar verschillende taakgedreven oplossingen/apps vanuit gebruikersperspectief. Kortom, je haalt de ‘apps’ (die simpele tool om snel een document te delen) binnen de organisatiegrenzen en zorgt ervoor dat medewerkers precies die taken eenvoudig kunnen uitvoeren die zij het meeste doen.
Bijvoorbeeld: in plaats van een kop ‘Procedures’ (vanuit de organisatiestructuur) op te nemen in de hoofdnavigatie, lanceren we een applicatie waarmee medewerkers snel hun uren kunnen boeken of kilometerregistratie kunnen invullen. Een simpele app voor één specifieke taak.
Maar hoe bepaal je welke apps je nodig hebt?
Bijvoorbeeld het scenario: Ik reis met de trein naar mijn werk. Via mijn smartphone wil ik snel het organisatienieuws kunnen raadplegen. Ik wil al het nieuws van mijn afdeling en mijn locatie zien en het belangrijkste nieuws van de gehele organisatie.
Dus stel de vraag…
WAT wil je, WAAR, WANNEER, HOE en WAAROM?
Aan verschillende stakeholders in de organisatie. Dus stel niet de vraag ‘Wat kan er beter aan onze werkomgeving?’ maar ‘Wat wil je kunnen doen, op welk moment en op welke manier?’ zodat het aansluit op het dagelijkse werk en de oplossing functioneel blijft!
En dan tools
Pas na het bepalen van de top scenario’s gaan we kijken welke eenvoudige tools/apps je hierbij optimaal ondersteunen. Hierbij kijken we naar wat de tool moet kunnen, op welk apparaat en vooral eenvoudig!
App based aanpak | voorbeelden
APP 1 ‘ALTIJD OP DE HOOGTE’
Ik wil… altijd en overal op de hoogte kunnen zijn van het laatste nieuws dat relevant is voor mij (van mijn afdeling, mijn locatie en op basis van mijn interesses), ook via mijn telefoon in de trein.
OPLOSSINGSVOORBEELD: Een homepage waarop nieuws persoonlijk wordt aangeboden, samen met een custom app voor smartphone en tablet.
APP 2 ‘ZOEKEN WORDT VINDEN’
Ik wil… via 1 centrale zoekomgeving al mijn informatie kunnen vinden, ongeacht de locatie waar het opgeslagen staat. En informatie is niet beperkt tot documenten: ook mijn collega’s en bijvoorbeeld mail moeten vindbaar zijn.
OPLOSSINGSVOORBEELD: Delve uit het Office 365 pakket, inclusief de bijbehorende (mobiele) apps.
APP 3 ‘SNEL DE JUISTE COLLEGA BEREIKEN’
Ik wil… onderweg naar mijn werk via mijn mobiele telefoon snel nog die ene collega vinden en direct bellen.
OPLOSSINGSVOORBEELD: De who=who app van BLAUD gekoppeld aan de eigen SharePoint omgeving.